La masse salariale est l’une des dépenses de temps les plus importantes pour une petite entreprise. Le temps qu’il faut pour traiter les prestations, les retenues et tout ce qui entre dans un chèque de paie peut être un travail à temps plein qu’un propriétaire d’entreprise peut ne pas être en mesure de payer lui-même. C’est pourquoi de nombreux propriétaires de petites entreprises cherchent à externaliser leur paie afin qu’ils puissent se concentrer sur ce qu’ils font le mieux.
Quels sont les avantages et les inconvénients de l’externalisation de la paie ? Ce sont quelques-uns des points clés que vous voudrez prendre en considération.
Quels sont les avantages de l’externalisation de la paie ?
1. Vous permet d’offrir plus de services de paie.
L’externalisation de la paie peut permettre à une petite entreprise d’offrir des services supplémentaires, tels que le dépôt direct et les retenues de cotisation 401k, qu’elle ne peut peut-être pas faire seule.
2. Les charges sociales deviennent beaucoup plus faciles à déclarer.
L’externalisation de la paie générera également les rapports financiers nécessaires pour faciliter le dépôt des charges sociales pour une petite entreprise. Certaines entreprises peuvent même découvrir qu’elles peuvent sous-traiter le processus de dépôt afin de ne pas avoir à se soucier de la paperasse fiscale.
3. Permet d’économiser énormément de temps.
La paie est régulièrement classée comme la deuxième tâche administrative la plus coûteuse à accomplir. Lorsque cette tâche est externalisée, le temps libéré peut être énorme.
4. Les petites entreprises peuvent réaliser des économies.
Comparé aux coûts de calcul des salaires, d’impression et de distribution des chèques de paie, de création de rapports financiers et de préparation ou de paiement des charges sociales, le montant d’argent qu’une petite entreprise peut dépenser peut être assez élevé. L’externalisation de ces tâches peut vous faire économiser de l’argent par rapport au coût de les faire vous-même.
5. L’externalisation de la paie peut offrir une plus grande sécurité.
La sécurité des données devenant une préoccupation majeure pour les employeurs et les employés, l’externalisation de la paie peut fournir à une petite entreprise un système de données plus sécurisé qu’elle ne pourrait l’établir elle-même. Un contrat peut fournir plusieurs serveurs, sauvegardes et autres technologies de sécurité qui protègent les données de vos employés.
6. Les sociétés de paie contribuent souvent à la conformité réglementaire.
Une petite entreprise doit non seulement gérer les charges sociales, mais doit également se conformer aux lois fiscales applicables. La non-conformité peut entraîner des pénalités, des amendes et pire encore. L’externalisation aide souvent une entreprise à maintenir la conformité réglementaire sans avoir le défi de tout faire par vous-même.
Quels sont les inconvénients de l’externalisation de la paie ?
1. Il peut être difficile d’accéder immédiatement aux données.
Étant donné qu’une grande partie des données de paie seront conservées hors site, il peut être difficile pour une petite entreprise d’obtenir les informations dont elle peut avoir besoin à tout moment. Même là où des systèmes de connexion cloud existent, l’accès aux données peut être délibérément limité pour les maintenir plus sûrs.
2. Les erreurs peuvent prendre plus de temps à corriger.
Le traitement de la paie n’est pas toujours parfait à 100 %. Si un employé ne perçoit pas l’intégralité de son salaire, contacter la société de paie pour apporter une correction peut parfois être un processus long. Plutôt que de corriger immédiatement la situation, un propriétaire de petite entreprise est obligé de s’en remettre à un tiers pour résoudre le problème.
3. Les économies de coûts ne sont pas toujours constatées.
Certaines sociétés de gestion de la paie proposent une échelle mobile des coûts en fonction de la taille de l’entreprise. D’autres offrent des prix ou des services zéro sur mesure. Cela signifie qu’un propriétaire de petite entreprise doit rechercher tous les fournisseurs et entreprises de sa région avant de prendre une décision. Il peut y avoir des communautés où il n’y a pas de fournisseurs de services offrant l’externalisation de la paie à un coût qui a du sens pour la situation financière de la petite entreprise.
4. Les sociétés de paie peuvent fermer leurs portes.
Si une entreprise de paie tombe en panne, accéder à vos informations de paie peut devenir presque impossible. Pour la petite entreprise, il existe également le risque de perdre l’argent versé à l’entreprise pour traiter la paie. C’est donc généralement une bonne idée de travailler avec des entreprises qui ont une réputation établie de succès à long terme.
5. Le vol d’informations est toujours une possibilité.
Vous pouvez demander aux entreprises de signer des accords de confidentialité et des déclarations de confidentialité autant que vous le souhaitez, mais faire voler vos données de paie par un employé de l’entreprise pour les utiliser à leur propre avantage. Parfois, le vol interne lié à l’externalisation de votre paie est un risque plus important que les pirates ou le vol externe.
Les avantages et les inconvénients de l’externalisation de la paie montrent qu’il s’agit peut-être d’une idée qui permet d’économiser du temps et de l’argent, mais ce n’est pas totalement sans risque. Compte tenu des inconvénients potentiels avant de faire appel à ce service auprès d’une société de paie, les risques d’une situation défavorable peuvent être limités.
