Une paie bihebdomadaire n’a pas la structure rigide d’un calendrier de paie hebdomadaire, bihebdomadaire ou même mensuel. Cette flexibilité permet aux dépenses salariales de s’intégrer facilement dans le budget prévu pour un suivi beaucoup plus facile. Cela signifie également que la tâche réelle de traitement de la paie n’a pas besoin d’être forcée dans certaines fenêtres. En retour, le montant d’argent disponible a tendance à être plus précis.
Qu’est-ce qui est à risque ? Si vous passez à un système de paie bihebdomadaire à partir d’un système qui a des jours de paie spécifiques, il est possible que certains employés ne reçoivent pas le chèque de paie attendu. Cela signifie qu’ils peuvent ne pas être en mesure de payer leur hypothèque à temps, de s’occuper de leurs factures et d’autres responsabilités, ou de se sentir obligés de travailler sans salaire. Il y a aussi d’autres points clés à considérer ici, alors voici un aperçu des avantages et des inconvénients d’une paie bihebdomadaire à garder à l’esprit.
Les avantages d’une paie aux deux semaines
1. Rend le calendrier de paiement beaucoup plus facile à comprendre pour l’employé moyen.
Si vous payez des employés toutes les deux semaines ou une fois par semaine, la question la plus courante que vous vous posez probablement est la suivante : « Quand vont-ils nous payer la prochaine fois ? » Lorsqu’un système de paie aux deux semaines a été adopté, ces questions disparaissent parce que les employés sont payés selon un horaire assez régulier. La plupart des entreprises paient le 15 du mois, puis le dernier jour ouvrable.
2. Il s’adapte aux autres formes de paie.
La paie aux deux semaines peut être regroupée avec d’autres types de structures de rémunération afin de répondre efficacement aux besoins des employés et de l’organisation. Souvent, vous constaterez que les grandes organisations peuvent avoir un horaire bihebdomadaire pour les employés à temps plein, un horaire hebdomadaire pour les employés temporaires et/ou à temps partiel et un horaire bihebdomadaire pour les employés salariés.
3. Aider la trésorerie des entreprises.
Cela est particulièrement vrai pour les prestations versées en conjonction avec les salaires convenus. Un système qui verse les prestations le mardi après les dates de paiement aux deux semaines est généralement la meilleure structure car il élimine presque tous les jours fériés qui existent aux États-Unis. En retour, vous recevez une régularité dans vos versements de prestations, les employés savent quand les attendre et vos obligations envers l’IRS sont beaucoup plus faciles à gérer.
4. Éliminez le problème des jours impairs et des années bissextiles qui existent.
D’autres systèmes de paiement sont obligés de s’adapter aux jours impairs d’une année et au jour occasionnel de l’année bissextile qui arrive. La paie bihebdomadaire peut continuer sans charges car la structure est configurée pour s’adapter à ces circonstances changeantes. À la dernière date de paie de février, ce sera le dernier jour ouvrable du mois, que ce soit le 26 ou le 29. Peu importe et les employés reçoivent toujours leur pleine rémunération pour les heures travaillées.
5. Les piles sont beaucoup plus faciles à calculer.
Si vous payez des prestations deux fois par mois, les prestations contractées sont assez faciles à mettre en œuvre. Divisez simplement le montant convenu par 24 et vous saurez combien vous devez payer à chaque période de paie. Cela signifie que les coûts de traitement globaux sont également légèrement inférieurs, car même si les problèmes de conformité peuvent parfois être compliqués, un ensemble clair de politiques et de procédures peut faciliter la gestion des périodes de paiement les plus difficiles pour tout le monde au sein de l’organisation.
Les inconvénients d’une paie aux deux semaines
1. Il peut être difficile à mettre en œuvre lorsque les employés ne sont pas exemptés.
La paie aux deux semaines a tendance à mieux fonctionner lorsque la majorité des employés d’une organisation sont payés. C’est parce qu’il n’y a pas de règles sur les heures supplémentaires ou d’autres changements de salaire horaire qui doivent être pris en compte. Le paiement est le même pour chaque chèque de paie et la paie devient beaucoup plus facile à traiter car il n’y a pas de paiement de période partielle à émettre. Pour les travailleurs horaires, si le temps n’est pas enregistré correctement, cela pourrait affecter votre budget et votre trésorerie disponible.
2. Cela peut être déroutant pour l’employé.
Il y aura toujours des heures de fermeture lorsque les heures ne sont plus affichées pour la paie semestrielle. Cette heure limite peut être déroutante, car si quelqu’un a travaillé 50 heures cette semaine-là, mais que les heures supplémentaires sont survenues après l’heure limite, cet argent supplémentaire ne sera versé qu’à la prochaine paie. Cela peut être quelque peu contré par l’inclusion de paiements transparents et d’échéanciers de clôture, mais cela ne résoudra pas tous les problèmes. Attendez-vous à ce que tout changement mis en œuvre nécessite au moins 6 mois de soutien continu des employés.
3. Les nouvelles recrues peuvent devoir attendre plusieurs semaines avant de recevoir leur premier chèque de paie.
Selon le moment où les heures enregistrées sont traitées, cela peut prendre de 4 à 6 semaines avant qu’un nouvel employé reçoive son premier chèque de paie selon un calendrier de paie bihebdomadaire. De nombreuses organisations paieront le 15 pour les heures travaillées au cours de la période précédente [comme le 16 à la fin du mois précédent]. Pour un employé qui commence le premier du mois, il ne serait payé qu’à la fin du mois.
4. Les problèmes de conformité doivent toujours être traités.
Lorsque la semaine de travail est fractionnée, les cycles de paie et les semaines complètes de travail ne coïncident pas toujours. Cela rend difficile le calcul des différents types de rémunération qu’un employé peut recevoir. Selon l’ensemble des avantages, cela peut prendre beaucoup de temps au point que cette forme de paie est plus chère que toute autre. Les services comptables ont tendance à le préférer pour la flexibilité de la structure des rendez-vous, car au lieu de 26 ou 27 périodes de paie à traiter, vous en avez 24, mais le travail a tendance à se stabiliser à la fin de l’année.
5. Cela peut ne pas être autorisé par votre juridiction locale.
Certaines lois locales peuvent exiger que les employés soient payés à une date précise. Bien qu’il s’agisse de la fréquence de paie la plus courante autorisée aux États-Unis, le dernier jour de paie flottant de chaque mois peut être quelque chose qui met votre organisation en situation de non-conformité. Avant de mettre en œuvre ou de passer à cette structure, assurez-vous qu’il n’y a pas de restrictions ou d’obstacles juridiques potentiels que vous pourriez rencontrer.
Il est important de considérer les avantages et les inconvénients d’une paie aux deux semaines, mais finalement tout le monde s’habituera à la structure de rémunération qui est mise en place. Il y aura toujours une certaine rébellion si ce changement arrive aux employés qui sont habitués à une structure de rémunération différente, alors soyez transparent sur la nécessité de changer et sur les avantages qui découleront de ce changement. Les employés peuvent alors choisir d’accepter la structure bihebdomadaire ou commencer à chercher un nouvel emploi.
