Il n’y a pas si longtemps, les formulaires papier étaient la seule chose que les entreprises communiquaient. Certaines entreprises dépendent encore de nombreux formulaires papier et de grandes salles d’archivage pour effectuer leur travail. L’investissement dans la technologie a d’abord été coûteux pour de nombreuses organisations, mais plusieurs avantages en ont été tirés. Il y a également eu des effets secondaires négatifs imprévus. Voici les avantages et les inconvénients de la technologie en entreprise que vous devriez considérer si vous envisagez d’investir dans la technologie dans un avenir proche.
Quels sont les avantages de la technologie en entreprise ?
1. Augmenter la mobilité des entreprises.
Grâce à la technologie, les entreprises peuvent être très mobiles aujourd’hui. Les scanners permettent aux clients et aux entreprises de savoir où se trouvent les expéditions en temps réel. L’Internet mobile permet aux employés de travailler pratiquement n’importe où. Les technologies de paiement mobile permettent aux petites entreprises d’accepter les cartes de crédit numériquement sans investir dans des équipements supplémentaires.
2. Il existe également un niveau d’efficacité plus élevé.
Imaginez une entreprise internationale rencontrant ses principaux actionnaires de 5 pays différents il y a tout juste 20 ans. Un emplacement central doit être choisi. Les personnes impliquées devraient se rendre à cet endroit. Le processus pourrait prendre des semaines. Avec les technologies de réunion et de streaming vidéo, les déplacements ne sont plus nécessaires.
3. La communication est améliorée.
La technologie permet aux gens de communiquer entre eux instantanément, même s’ils sont à l’autre bout du monde. Quelqu’un à Singapour peut discuter avec quelqu’un à Seattle quand cela lui convient. Les e-mails vous permettent d’envoyer des informations instantanément.
4. Les opportunités de collaboration sont augmentées.
La technologie permet également aux collègues de travailler ensemble sur des documents, des formulaires et des tâches en collaboration sans avoir besoin de créer des éléments en trois exemplaires. Tout le monde peut améliorer les mêmes informations simultanément, ce qui améliore la production et la qualité car il n’y a pas les mêmes délais de révision qu’avec les formulaires et documents manuels.
5. Inclure la technologie signifie embaucher de nouveaux spécialistes.
Les nouvelles technologies obligent souvent une entreprise à embaucher de nouveaux employés pour gérer cette mise à jour. Si les travailleurs existants peuvent passer à la nouvelle technologie, ils peuvent avoir besoin de recevoir une formation et des mises à jour sur les meilleures pratiques pour l’utiliser correctement. Tout cela a tendance à ajouter encore plus de coût à l’expérience et peut ralentir le processus de déploiement.
Quels sont les inconvénients de la technologie en entreprise ?
1. Il y a toujours des frais à payer.
Une fois que vous avez investi dans la technologie, vous devez continuer à faire cet investissement. Après tout, un Tandy 386 ne fonctionnera pas au même niveau qu’un HP Inspire. Pour continuer à évoluer au rythme des affaires, vous devez continuer à mettre à jour la technologie que vous devez suivre. Il est impossible d’investir dans la technologie en tant que processus unique.
2. Il peut y avoir une perte de productivité.
Si un ordinateur tombe en panne et que c’est là que le travail est stocké, alors tout d’un coup vous avez un employé qui est payé pour ne pas être productif. Il existe également un certain niveau de responsabilité accrue qui accompagne la technologie de gestion du temps personnel afin de maximiser la productivité. Ce sont des problèmes qui peuvent échapper au contrôle de l’entreprise.
3. Les problèmes de sécurité augmentent.
Il est beaucoup plus facile de pirater des informations confidentielles si une entreprise est connectée à la technologie moderne que de récupérer des documents papier. Les systèmes de messagerie peuvent augmenter les vitesses de communication, mais ils ouvrent également un réseau aux virus, chevaux de Troie et autres problèmes logiciels ou matériels.
4. Vous pouvez créer une atmosphère de dépendance.
L’utilisation de la technologie peut créer des employés qui en dépendent fortement pour faire leur travail. Une compétence est mise à jour pour l’employé, mais cela peut se faire au détriment d’autres compétences, telles que les interactions personnelles. Envoyer un message instantané ou un e-mail à quelqu’un est très différent de parler à cette personne de l’autre côté du bureau.
5. Les équipes peuvent devenir des îles individuelles.
La technologie a également tendance à séparer les collègues car ils peuvent être très mobiles. Cela peut donner à chaque employé l’impression qu’il doit assumer plus de tâches, car il n’est pas sûr que les autres membres de l’équipe fassent leur travail. Vous pouvez créer autant de barrières de communication que vous pouvez abattre.
6. Créez de nouvelles tentations.
La technologie crée un accès social. Cela rend tentant pour les travailleurs de passer du temps sur leurs jeux sociaux préférés ou de vérifier les mises à jour de Facebook au lieu de faire leur travail. Vous pouvez réduire les conversations sur le lieu de travail, mais vous pouvez augmenter les SMS et les e-mails personnels.
Les avantages et les inconvénients de la technologie dans les affaires montrent qu’il s’agit d’un processus qui doit être soigneusement géré et budgétisé pour réussir. Si les aspects négatifs peuvent être pris en compte avant le début du processus de mise en œuvre, l’expérience a de meilleures chances de succès.
