Le courrier électronique a révolutionné la façon dont nous communiquons les uns avec les autres. Les messages peuvent être envoyés à toute personne disposant d’une adresse e-mail valide partout dans le monde. Cela permet des collaborations plus étroites, même lorsque les travailleurs peuvent être à l’autre bout du monde. C’est facile à faire, nécessite très peu de formation et est rentable pour la plupart des entreprises d’aujourd’hui avec plusieurs options à faible coût disponibles. Cela peut également prendre du temps et limiter la productivité dans certaines situations.
Quels sont les avantages et les inconvénients de la communication par e-mail en entreprise ? Jetons un coup d’œil à quelques-uns des points clés à considérer sur le sujet.
Quels sont les avantages de la communication par e-mail en entreprise ?
1. Plusieurs personnes peuvent participer à la conversation.
L’e-mail peut être comme une conférence téléphonique, mais sans le message « Pouvez-vous m’entendre maintenant ? » questions qui ont tendance à être posées. Vous pouvez inclure plusieurs adresses e-mail, envoyer des copies aux personnes pour les tenir informées, ou même faire des copies invisibles de personnes si nécessaire. C’est un moyen simple de s’assurer que toute une équipe reçoit les mêmes informations en même temps.
2. Les e-mails peuvent être envoyés à tout moment.
Il n’y a vraiment aucune limite à combien de temps vous pouvez envoyer un e-mail. Si une pensée vous vient au cœur de la nuit, vous pouvez vous connecter à votre compte de messagerie professionnel et envoyer un message à ceux qui ont besoin de savoir.
3. Les fichiers et les images sont faciles à joindre aux e-mails.
Des projets complets, avec le logiciel de compression approprié, peuvent être facilement envoyés par courrier électronique. Cela permet même aux propriétaires uniques, aux pigistes et à d’autres entrepreneurs indépendants de gérer facilement une entreprise potentiellement rentable, même s’ils travaillent depuis la table de la salle à manger. Tant qu’il n’y a pas de restrictions de taille de fichier, vous pouvez envoyer pratiquement n’importe quoi à n’importe qui avec un compte de messagerie valide partout dans le monde.
4. Vous n’avez pas besoin d’être présent pour recevoir des e-mails.
Les e-mails attendent les personnes lorsqu’elles se connectent à votre compte. Le compte reçoit l’e-mail et informe le destinataire qu’un message est en attente. Comme il faut souvent moins de temps pour lire un e-mail que pour écouter un message vocal, ce mode de communication peut faire gagner du temps.
5. Vous pouvez demander une preuve de réception.
Pratiquement tous les programmes de messagerie permettent aux expéditeurs de demander une preuve de réception de l’e-mail envoyé ou une preuve que l’e-mail a été ouvert.
Quels sont les inconvénients de la communication par e-mail en entreprise ?
1. Le courrier électronique oblige souvent les travailleurs à effectuer plusieurs tâches à la fois.
Le multitâche était autrefois une force reconnue que les employeurs voulaient que leurs employés aient. Venez découvrir, le multitâche peut finir par coûter beaucoup de temps aux gens. Jusqu’à 15 minutes de perte de productivité se produisent chaque fois qu’un travailleur modifie une tâche. Si ces travailleurs répondent à un e-mail au milieu d’un projet, le passage à l’e-mail puis au retour au projet peut entraîner une perte nette de 30 minutes.
2. L’e-mail est un moyen rapide de détecter une erreur.
Chevaux de Troie, virus, logiciels malveillants – la liste des dangers potentiels pouvant provenir d’un seul e-mail est énorme. Les escroqueries par hameçonnage peuvent mettre en danger vos informations confidentielles. Les informations financières peuvent être volées et utilisées rapidement grâce aux escroqueries réalistes utilisées aujourd’hui. Parce qu’il s’agit de risques si importants, certaines entreprises ont des pièces jointes limitées, ce qui peut rendre difficile la conduite des affaires.
3. L’e-mail peut être obsolète.
Les services de partage de fichiers tels que Dropbox permettent de partager de grandes quantités de données via un processus de téléchargement sécurisé. La vidéoconférence et d’autres méthodes de communication en face à face à partir d’emplacements distants offrent des discussions plus approfondies que le courrier électronique ne peut fournir. La composition d’un e-mail peut être facilement mal interprétée. Pour cette raison, les entreprises peuvent être moins dépendantes de cette méthode de communication car elle ne leur fait pas gagner du temps comme avant.
4. Le courrier électronique peut être facilement abusé.
Sans restrictions, de nombreuses entreprises constatent que leurs employés peuvent envoyer de nombreux e-mails à leur famille et à leurs amis au lieu de faire le travail pour lequel ils ont été embauchés.
5. Tous les e-mails envoyés peuvent ne pas être le reflet professionnel de l’entreprise.
Une entreprise de 100 employés peut faire envoyer chaque jour 100 signatures différentes dans le monde. Tous les e-mails ne peuvent pas avoir un libellé ou des signatures qui répondent aux exigences professionnelles. Il suffit d’un mauvais e-mail pour créer un message de marque négatif qui se propage rapidement.
Les avantages et les inconvénients de la communication par courrier électronique dans les entreprises montrent qu’il s’agit d’une méthode généralement positive de transfert d’informations. Tant que des limites peuvent être fixées pour limiter les abus de cette méthode de communication, il est très probable qu’elle augmentera les niveaux de productivité dans de multiples domaines.
