Le hot desking est le processus qui consiste à retirer les travailleurs du bureau traditionnel. Plutôt que d’ériger des murs qui obligent les travailleurs à se déplacer dans le bureau et à devenir improductifs, les bureaux partagés permettent la collaboration en créant des espaces pour les petits groupes. Lorsqu’il est combiné avec des composants technologiques modernes, il peut y avoir des améliorations spectaculaires de la productivité globale du personnel.
C’est très bénéfique pour les équipes qui sont très mobiles et ont rarement besoin d’être au bureau. C’est aussi une bonne solution pour les équipes qui font venir de temps en temps des télétravailleurs pour que tout le monde soit sur la même longueur d’onde.
Le hot desking présente certains avantages et inconvénients dont il faut tenir compte avant de miser sur ce type d’aménagement d’espace de travail.
Liste des avantages du Hot Desking
1. C’est un moyen abordable de concevoir un bureau.
Lorsque l’espace ouvert d’un aménagement de bureau partagé est correctement mis en œuvre, il utilisera moins d’espace global que l’aménagement de bureau typique. Les grandes équipes peuvent constater qu’elles peuvent réduire les coûts de fonctionnement de leur bureau de 30 % avec un bureau partagé tout en économisant 15 à 25 % sur la quantité d’espace dont elles ont besoin.
2. Créez une mise en page ouverte.
Le bureau partagé crée une conception ouverte qui facilite une plus grande collaboration au sein de l’environnement d’équipe. La conception peut être complètement ouverte, permettant un contact total entre les collègues à tout moment. Cela peut également inclure une légère séparation, donnant aux travailleurs une certaine intimité et un espace personnel tout en encourageant les gens à travailler ensemble sans avoir besoin de déménager complètement dans un nouvel emplacement.
3. Maintient les télétravailleurs en contact avec l’équipement.
Les télétravailleurs devraient avoir accès à un espace de bureau chaque fois qu’ils sont au bureau. Cependant, si ces travailleurs ne sont pas au bureau, cela devient l’occasion idéale de partager des bureaux. Ces zones peuvent devenir une autre salle de réunion, un lieu pour une séance de créativité informelle ou même un stockage temporaire. Vous constaterez que lorsque ces espaces sont disponibles, l’atmosphère pour toute l’équipe devient plus détendue.
4. Favoriser une culture sociale.
De nombreux travailleurs ont grandi dans un environnement où les responsabilités professionnelles restaient au travail et les responsabilités personnelles s’éloignaient du travail. Avoir une culture sociale sur le lieu de travail peut parfois conduire à des inefficacités de productivité. Cela peut également réduire la quantité de stress interpersonnel qui peut survenir sur certains ordinateurs. L’attribution de sièges individuels amènera également la plupart des travailleurs à adopter une approche en silo, ce qui peut réduire les performances. Le bureau partagé fait que le bureau ressemble plus à un outil de communication qu’à une propriété.
5. Organisez le bureau.
Lorsqu’un espace de travail reste organisé, les gens deviennent plus productifs. Dans la configuration de bureau traditionnelle, certains bureaux peuvent être complètement organisés et d’autres complètement détruits. Cette esthétique visuelle peut affecter la productivité de l’équipe. Avec les bureaux partagés, il est plus facile de mettre en œuvre des politiques de nettoyage car l’espace est très ouvert. Cela réduit l’encombrement qui est présent, permettant finalement à vos équipes et à vos futurs clients d’avoir la bonne première impression.
6. Disperser la hiérarchie du bureau.
Dans le bureau traditionnel, il existe une certaine hiérarchie qui fait que les travailleurs évitent ceux qui ont de l’ancienneté ou des titres importants. Même lorsqu’une « politique de la porte ouverte » est en place, elle est rarement utilisée car les portes ne sont pas toujours vraiment ouvertes. Avec le bureau partagé, la structure traditionnelle est brisée. La flexibilité est intégrée à l’espace de travail car elle encourage les équipes à se rassembler, quels que soient leur titre, leur statut ou leur talent.
7. Il est suffisamment flexible pour répondre à vos besoins.
Vous pouvez décider d’avoir un bureau partagé pour toute votre équipe. Vous pouvez également choisir d’avoir un bureau partagé pour des fonctions de travail spécifiques. Vous n’avez pas besoin d’être pleinement impliqué pour profiter des avantages offerts par cette option de conception.
Liste des inconvénients du Hot Desking
1. Peut nécessiter de nouvelles stratégies informatiques.
De nombreuses équipes sont géolocalisées d’un point de vue informatique. Cela signifie qu’un travailleur doit se connecter à un ordinateur spécifique pour accéder à son travail. Avec les bureaux partagés, une meilleure stratégie consiste à permettre aux travailleurs de se connecter à n’importe quel bureau disponible. Pour éviter le chaos des travailleurs qui s’écrasent dans leurs endroits préférés, il est utile de disposer d’un système qui permet aux travailleurs de réserver leur bureau préféré avant d’arriver au travail pour la journée.
2. Cela peut faire perdre à certains membres du personnel leur espace personnel.
Bien que travailler ensemble encourage une plus grande productivité chez la plupart des gens, certains membres de l’équipe peuvent devenir moins productifs. Certaines personnes ont besoin d’un peu d’intimité ou d’un espace personnel pour se concentrer sur ce qu’elles doivent faire. Être capable d’identifier ces travailleurs pendant le processus de transition vers le hot desking vous permet de rechercher des alternatives pour ces employés de qualité, telles que le travail à distance, le télétravail ou leur donner leur propre espace quelque part en dehors du flux de l’environnement.
3. Cela peut perturber le leadership.
Pendant plus d’une génération, l’objectif de carrière de nombreux travailleurs était d’atteindre le bureau du coin avec une fenêtre. Perturber la hiérarchie du bureau peut provoquer du ressentiment chez les employés qui se sentaient sur le point d’atteindre leur objectif. L’utilisation de postes de travail partagés met quelqu’un avec 20 ans d’expérience à côté de quelqu’un qui débute et le traite comme un égal. Tout le monde n’appréciera pas ce genre d’expérience, des deux côtés de l’équation.
4. Peut nécessiter des ressources informatiques accrues.
Le hot desking nécessite des technologies modernes pour fonctionner correctement. Si vous travaillez avec un budget informatique serré, la mise en œuvre d’une approche de bureau partagé prendra probablement un certain temps. Vous devez avoir tous vos employés connectés aux meilleures ressources informatiques possibles pour favoriser une meilleure collaboration globale. Si vous n’êtes pas dans un endroit où vous pouvez le faire, alors cela pourrait être une option de conception que vous voudrez reporter la mise en œuvre jusqu’à ce que vous puissiez vous le permettre.
5. Vous pouvez restreindre l’accès des employés lorsque des aménagements sont nécessaires.
Avant de mettre en œuvre tout type d’option de partage de bureau, il est important que votre équipe RH examine les adaptations demandées qui ont déjà été apportées. Certains employés peuvent avoir des besoins spécifiques qui doivent être satisfaits dans le cadre de leurs conditions d’emploi. Les bureaux partagés peuvent ne pas répondre à ces paramètres. Cela créerait des problèmes potentiels pour votre entreprise, car les problèmes de santé et de sécurité doivent être traités pour tous les travailleurs, pas seulement pour ceux qui ne demandent pas d’accommodements.
Les avantages et les inconvénients des bureaux partagés impliquent de rassembler les gens pour les rendre plus productifs. Il y aura toujours des valeurs aberrantes qui ne bénéficieront pas de cette structure. Vous avez deux options : trouver des moyens de les inclure ou trouver des moyens de laisser ces personnes partir. En fin de compte, les bureaux partagés ont tendance à offrir plus d’avantages que d’inconvénients, c’est pourquoi ils deviennent une option de conception populaire pour les entreprises du monde entier.
