Si vous avez accès à Excel ou à un programme similaire, vous avez alors accès aux feuilles de calcul. Ce type de logiciel est utilisé pour l’organisation de l’information, la gestion des risques et d’autres solutions de données depuis près d’une génération. Voici les avantages et les inconvénients des feuilles de calcul que vous devriez considérer si vous envisagez de les utiliser pour votre propre gestion de l’information.
Quels sont les avantages des feuilles de calcul ?
1. Facilite la création de calculs instantanés.
À l’aide d’équations et de codages, vous pouvez définir des cellules pour calculer les données pour vous de plusieurs manières. Cela facilite beaucoup la création de totaux et de décomptes pouvant être utilisés pour créer des métriques, les surveiller ou déterminer d’autres points de données nécessaires.
2. Ils sont faciles à changer.
Pour créer de nouvelles données, il vous suffit d’ajouter, de supprimer ou de modifier les données dans les cellules en cours de mesure. Cela permet aux feuilles de calcul de s’adapter rapidement aux changements qui peuvent se produire dans votre entreprise ou votre domicile.
3. Maintient les données organisées efficacement.
Vous pouvez conserver une grande quantité de données soigneusement organisées lorsque vous utilisez une feuille de calcul. Des représentations visuelles peuvent également être incluses pour aider à mieux comprendre les données, y compris les graphiques et les tableaux, afin que plus de temps puisse être consacré à l’utilisation des données plutôt qu’à essayer de les résoudre.
4. La plupart des feuilles de calcul offrent un support tiers.
La plupart des fichiers tableur fonctionneront avec d’autres applications et options logicielles. Les fichiers Microsoft Excel, par exemple, peuvent être lus dans Open Office. Vous pouvez enregistrer une feuille de calcul Open Office au format Excel afin de pouvoir la lire dans MS Excel.
5. Il existe des options d’intégration.
De nombreux tableurs fonctionneront avec d’autres applications et programmes de productivité pour créer des rapports ou des présentations dynamiques. Dans Office 365, Excel peut fonctionner avec Word et PowerPoint afin que les feuilles de calcul puissent être utilisées dans d’autres formats de données à d’autres fins que l’organisation et le stockage de données.
6. Vous pouvez créer plusieurs feuilles de calcul dans un seul fichier.
Si vous souhaitez suivre les reçus de vente, par exemple, vous pouvez créer un enregistrement en cours dans une feuille de calcul pour un mois complet de transactions. Vous pouvez ensuite mettre les 12 mois de l’année dans un fichier de feuille de calcul général, vous permettant de tabuler des feuilles de calcul mensuelles individuelles. Cela facilite grandement l’accès à toutes les données qui peuvent être nécessaires.
Quels sont les inconvénients des feuilles de calcul ?
1. Il faut du temps pour apprendre les formules.
La plupart des formules les plus compliquées qu’une feuille de calcul peut utiliser peuvent faire gagner du temps à long terme. Il faut également du temps pour apprendre ces formules et les saisir correctement dans chaque cellule. Si des résultats immédiats sont nécessaires et qu’un utilisateur ne connaît pas toutes les fonctions de la feuille de calcul, cela peut ne pas être un outil utile.
2. Les erreurs de calcul peuvent ne pas être reconnues par l’application ou le logiciel.
Certaines des fonctions de calcul automatique fournies dans les tableurs et les applications modernes n’ont aucun moyen de vérifier l’erreur humaine. Vous devez vérifier manuellement chaque équation dans chaque cellule pour vous assurer qu’elle a été saisie correctement. Le fait de supposer que les fonctions automatiques sont correctes peut créer de graves problèmes d’intégrité des données.
3. La saisie des données dans chaque cellule prend du temps.
Si vous devez saisir manuellement des données dans une feuille de calcul, le processus peut prendre du temps. Cela peut également conduire à l’ennui de l’utilisateur, inhibant davantage la productivité de la personne qui saisit les données. L’ennui a également tendance à conduire à l’inattention, ce qui peut augmenter le risque d’erreur dans les formules ou les données.
4. Certains fichiers de feuille de calcul peuvent être incompatibles.
Si vous enregistrez un fichier de feuille de calcul Open Office, Excel ou une autre application ou programme peut ne pas le lire. Certaines feuilles de calcul possèdent leurs extensions de fichier et ne peuvent être lues que par le programme ou l’application qui les a créées. Cela peut rendre difficile pour certains utilisateurs de recevoir les informations dont ils ont besoin.
5. Les tableurs peuvent parfois être coûteux.
Si vous utilisez Open Office pour les feuilles de calcul, il n’y a aucun coût. Cela pourrait être considéré comme un avantage. Cependant, d’autres applications et programmes peuvent être assez coûteux. Excel fait partie de la suite de produits Office 365, ce qui signifie que les utilisateurs doivent payer un abonnement mensuel de 6,99 $ à 14,95 $ selon leurs besoins.
Les avantages et les inconvénients des feuilles de calcul montrent qu’elles peuvent être un moyen efficace de stocker des données. Il est basé sur l’utilisateur entrant ces données correctement pour fonctionner efficacement. Considérez vos options, trouvez l’application ou le logiciel qui répond à vos besoins et gérez les négatifs afin de profiter de tous les avantages que les feuilles de calcul peuvent apporter aujourd’hui.
