Les technologies de l’information (TI) sont nécessaires pour intégrer les plateformes logicielles et matérielles dans les tâches quotidiennes qu’une entreprise doit effectuer. Pour les petites entreprises, le coût d’avoir des professionnels de l’informatique sur place peut être plus élevé que ce qu’ils peuvent se permettre, mais il y a toujours un besoin d’aide dans ce domaine. Où chercher des solutions informatiques lorsque votre budget est serré ? Grâce à l’externalisation informatique.
L’externalisation informatique présente de nombreux avantages à prendre en compte, mais certains inconvénients doivent également être pris en compte avant de signer un contrat. Voici les avantages et les inconvénients de l’externalisation des besoins informatiques sur le marché actuel.
Les avantages de l’externalisation informatique
1. C’est un moyen de recevoir une expérience instantanément.
Une petite entreprise qui essaie de faire les choses par elle-même n’aura pas beaucoup de succès en informatique à moins que quelqu’un dans cette entreprise ait de l’expérience dans le domaine. En externalisant cette exigence, les petites entreprises ont accès à une équipe d’experts travaillant chaque jour pour trouver des solutions informatiques de qualité. Cela signifie que la qualité du travail peut s’améliorer pour la petite entreprise, les temps d’arrêt peuvent être réduits et les économies de coûts peuvent parfois être si importantes que l’externalisation devient une dépense neutre.
2. C’est une méthode rentable de gestion des besoins technologiques.
Même avoir un seul professionnel de l’informatique parmi son personnel peut facilement coûter près de 100 000 $ à une entreprise en tenant compte des obligations en matière de salaire et d’avantages sociaux. En externalisant ce besoin, les coûts de salaire, d’espace de bureau et d’avantages disparaissent en échange d’une rémunération pour la prestation de services. Les coûts les plus bas proviennent presque toujours de l’externalisation, en particulier pour les petites entreprises disposant de peu de ressources.
3. Il permet aux entreprises de devenir plus flexibles.
L’environnement commercial d’aujourd’hui est en constante évolution. Cela signifie qu’un besoin informatique doit pouvoir répondre rapidement aux demandes des clients. Lorsqu’elle est petite, une entreprise peut ne pas avoir accès aux ressources nécessaires pour s’adapter à ces circonstances changeantes. Cependant, lorsque les besoins informatiques sont externalisés, le fournisseur en question doit disposer de beaucoup plus de ressources et de compétences à sa discrétion.
4. Offre au personnel actuel une meilleure sécurité d’emploi.
Les travailleurs externalisés ont tendance à être un tampon entre l’environnement commercial changeant et les travailleurs réguliers à temps plein d’une petite entreprise. Ces contrats peuvent être ajoutés et supprimés selon les besoins à mesure que les temps changent afin que les employés réguliers soient moins affectés par l’augmentation et la diminution des flux d’informations. Cela permet même aux petites entreprises d’entretenir leur relation avec ces travailleurs à temps plein, car l’externalisation informatique gère les changements plutôt que l’équipe de direction.
5. Les différences de fuseau horaire peuvent aider à créer une productivité supplémentaire en dehors des heures de bureau locales normales.
Avec la bonne relation d’externalisation informatique, il est tout à fait possible de créer une présence 24h/24 et 7j/7 pour les petites entreprises grâce aux décalages horaires. Même si quelqu’un sur la côte ouest des États-Unis sous-traite à un fournisseur de la côte est, la différence de trois heures signifie qu’une heure de départ à 8 heures du matin dans l’est est une heure de départ à 5 heures du matin dans l’ouest.
6. Différentes cultures peuvent offrir différentes perspectives.
Parfois, sortir de la sphère d’influence locale peut être une bonne chose. Des personnes de cultures différentes peuvent avoir des points de vue différents sur vos besoins informatiques. Cela peut permettre à une petite entreprise d’être encore plus compétitive dans son domaine et potentiellement l’aider à concurrencer des entreprises beaucoup plus grandes qu’elle ne l’est.
Les inconvénients de l’externalisation informatique
1. Expose des données sensibles.
Pour que l’externalisation informatique soit efficace, les entreprises doivent permettre au sous-traitant externe d’avoir accès à leurs systèmes d’information. De nombreuses options d’externalisation informatique abordables sont situées dans un autre pays. Ces deux problèmes augmentent les risques d’exposition des données. Si une violation de données se produit sur le site d’externalisation, la petite entreprise ne peut rien faire pour empêcher la perte d’informations. Le résultat final peut être une perte de réputation, des perspectives financières négatives ou la destruction totale de l’entreprise.
2. Il est courant d’avoir des frais imprévus.
Tous les contrats d’externalisation informatique doivent être lus attentivement avant de les accepter afin d’éviter des frais imprévus. De nombreuses agences autorisent un nombre spécifique d’appels d’assistance et de tâches dans le cadre d’un accord. Si ce nombre est dépassé, un coût par incident peut survenir et sera facturé mensuellement. Certaines tâches et demandes de renseignements peuvent également avoir des frais associés qui peuvent s’accumuler assez rapidement et peuvent être problématiques si le contrat signé est mesuré en années plutôt qu’en mois.
3. C’est un domaine qui se consolide.
Le monde se rapproche peut-être plus que jamais grâce à Internet, mais pour l’externalisation informatique, ce n’est pas nécessairement une bonne chose. Les fournisseurs et les acquisitions consolident le marché, créant des pénuries au sein d’un marché qui fait monter les prix. Il y a moins d’options et des prix plus élevés en 2015 qu’en 2010, ce qui rend difficile pour une petite entreprise de trouver une solution adaptée à son budget.
4. Il y a une perte de contrôle.
Même la réponse d’externalisation informatique la plus rapide ne sera pas aussi rapide qu’une réponse interne. Il n’y a aucun contrôle sur la vitesse d’une réponse, ce qui signifie qu’il y aura toujours une possibilité de temps d’arrêt même avec un fournisseur qui a une solide réputation. Ajoutez que la perte de contrôle en réponse à la perte de contrôle des données et les risques peuvent être trop importants à supporter pour certaines petites entreprises.
5. Cela peut nuire au moral des employés.
Il y a des moments où l’externalisation informatique a du sens. Il y a d’autres moments où cela peut envoyer le moral des employés dans une spirale descendante dévastatrice. Une fois qu’une fonction est externalisée, les employés craignent souvent que leurs responsabilités soient externalisées parce que quelqu’un d’autre peut le faire pour un prix inférieur. Une fois que la sécurité d’emploi devient une préoccupation, les employés commenceront à passer plus de temps à chercher du travail qu’à prêter attention aux tâches qui doivent être accomplies au travail.
6. Votre travail externalisé peut être externalisé.
Vous constaterez peut-être que votre sous-traitance informatique vient d’être sous-traitée. Ce n’est pas grave s’il y a des contrôles de qualité, mais souvent il n’y en a pas. L’agence externalisée diffuse simplement le travail sans le vérifier, recevant essentiellement un chèque de paie gratuit dans le processus.
Avec une diligence raisonnable et une communication ouverte avec les employés actuels, l’externalisation informatique prend tout son sens. C’est un moyen facile d’économiser de l’argent, d’améliorer les services informatiques et potentiellement d’augmenter la part de marché. Examinez attentivement les avantages et les inconvénients de l’externalisation informatique, lisez chaque ligne d’un contrat avant de le signer et vous pourrez trouver la bonne solution qui répond à vos besoins.
