Une équipe virtuelle est une tendance émergente pour les travailleurs insatisfaits des opportunités d’emploi traditionnelles. Ces travailleurs chevronnés sont des pigistes, des travailleurs à temps partiel et des fonceurs qui utilisent leur expertise locale dans un contexte mondial.
C’est une forme de télétravail avec une torsion. Vous travaillez avec une équipe d’autres personnes que vous ne rencontrerez probablement jamais en personne, chargées d’activités collaboratives au profit d’un client ou d’un employeur commun. De nombreux membres de l’équipe virtuelle sont des travailleurs autonomes ou des propriétaires de petites entreprises.
Il y a trois niveaux de compromis à considérer lors de l’examen des équipes virtuelles : social, organisationnel et individuel. Ce sont les points critiques à revoir si vous envisagez de démarrer ou de rejoindre une équipe virtuelle aujourd’hui.
Liste des avantages d’une équipe virtuelle
1. L’existence d’une équipe virtuelle crée un employé plus heureux.
Les équipes virtuelles travaillent avec des télétravailleurs. Les personnes qui peuvent faire du télétravail sont généralement plus heureuses et plus productives car elles ont plus de contrôle sur leur situation de travail. Il y a plus de flexibilité disponible avec cette structure pour équilibrer le travail et la vie qu’avec l’emploi traditionnel. C’est un facteur de motivation si puissant qu’une personne sur trois choisirait de travailler au sein d’une équipe virtuelle plutôt qu’une augmentation. Certains accepteraient même une baisse de salaire.
2. Les niveaux de productivité peuvent augmenter considérablement.
Pour certains travailleurs, rejoindre une équipe virtuelle est une motivation si puissante que leur productivité augmente de plus de 40 %. Même dans le pire des cas, une équipe virtuelle efficace réalise des gains de productivité d’au moins 10 %. La plupart des gens font de leur mieux lorsqu’ils ne sont pas tenus de se présenter à un bureau physique, et les gains les plus importants se trouvent chez les travailleurs qui ont effectué le trajet le plus long. Si vous éliminez un trajet de 30 minutes pour vous rendre au travail, vous venez de donner à ce travailleur 1 heure de temps libre qu’il n’avait pas auparavant.
3. Les équipes virtuelles permettent aux entreprises d’économiser des tonnes d’argent.
Cisco Systems est souvent utilisé comme le premier exemple de cet avantage de former des équipes virtuelles car ils ont pu économiser plus de 270 millions de dollars par an avec ce type de structure. Même un ordinateur partiellement virtuel permettra à la plupart des entreprises d’économiser de l’argent. L’entreprise moyenne connaîtra une économie de 2 000 $ par employé grâce à moins de besoins en mobilier et moins d’espace de bureau à louer. N’oubliez pas non plus les économies réalisées sur les fournitures de bureau, l’éclairage et les autres frais de bureau.
4. Vous avez accès à un vivier de talents plus large.
Lorsque vous décidez de créer une équipe virtuelle, vous n’êtes plus lié aux compétences et aux talents disponibles au sein de votre entreprise et de votre communauté locale. Grâce à Internet, vous pouvez accéder à tout un monde de talents en quelques clics de souris. Des plateformes comme Fiverr et Upwork vous permettent d’embaucher des pigistes et de petites entreprises indépendantes pour travailler avec vous à des prix abordables. Vous pouvez embaucher des personnes pour n’importe quelle étendue de travail, des affectations à court terme aux emplois contractuels à temps plein.
5. Votre entreprise peut être opérationnelle pendant des cycles de 24 heures.
Imaginez pouvoir ouvrir votre entreprise 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Dans le passé, il était nécessaire que les gens travaillent le quart de nuit pour le faire. Aujourd’hui, vous pouvez profiter de la nature mondiale du partage de données. Cela signifie que les efforts de collaboration de votre équipe ne doivent jamais s’arrêter. Bien qu’il puisse y avoir des problèmes de communication lorsque les différences de fuseau horaire sont extrêmes, les avantages d’être toujours engagés l’emportent de loin sur les problèmes négatifs qui nécessitent une gestion.
6. Les équipes virtuelles réduisent l’impact environnemental de votre entreprise.
Lorsque vos employés travaillent virtuellement à domicile au lieu de se rendre au bureau en voiture tous les jours, moins d’émissions de carbone sont rejetées dans l’environnement. Lorsque Xerox a introduit le concept d’équipes virtuelles dans ses effectifs, il a réduit son empreinte carbone de plus de 41 000 tonnes métriques en un an seulement. Il y a des avantages supplémentaires à réduire la consommation de chauffage et de refroidissement, la consommation d’eau et la consommation d’électricité lorsque les gens peuvent également travailler à domicile pour l’envisager.
7. Ils peuvent réduire votre temps de mise sur le marché.
Parce que vous avez des avantages de fuseau horaire avec les équipes virtuelles, votre équipe peut être plus productive. Cela signifie que vous avez toujours quelqu’un éveillé, travaillant sur vos projets, si vous créez une équipe géographiquement diversifiée. Avec ce niveau de productivité, il est possible de mettre votre produit ou service sur le marché plus tôt, améliorant ainsi votre temps de réponse et réduisant votre temps de développement pour chaque marché.
8. C’est une opportunité de puiser dans des talents qui n’étaient peut-être pas disponibles auparavant.
Lorsque vous regardez la population générale des États-Unis, près de 20 % des travailleurs ont au moins un handicap. Ces handicaps rendent difficile l’embauche traditionnelle de certains travailleurs. Cependant, s’ils ont la possibilité de travailler dans une équipe virtuelle, ils peuvent maximiser leur productivité de la manière qui convient le mieux à leurs besoins. Plus de 30 millions d’Américains ont des difficultés à marcher ou à monter les escaliers, des problèmes qui peuvent disparaître lorsqu’il y a plus d’opportunités de travailler à domicile.
9. Les travailleurs prennent moins de jours de congé lorsqu’ils travaillent dans une équipe virtuelle.
Lorsque les employeurs traditionnels autorisent le télétravail pour les travailleurs, le recours aux congés de maladie diminue de 6 % par an. Pour les membres de l’équipe virtuelle, ce taux est encore plus bas. De nombreux travailleurs d’équipes comme celle-ci sont embauchés par contrat, ce qui signifie qu’ils ne reçoivent pas les avantages typiques d’un employé à temps plein. Ils travaillent de plus longues journées et de plus longues heures pour s’assurer que leurs dépenses sont entièrement couvertes chaque mois. En retour, ils ont la possibilité de travailler d’une manière qui leur est personnellement bénéfique.
10. Les taux de fidélité les plus élevés se trouvent dans les équipes virtuelles.
Même si les travailleurs sont à la maison ou dans un endroit éloigné préféré, le fait d’être membre d’une équipe virtuelle leur donne l’impression que leur contribution est toujours importante. Les gens ne quittent les équipes virtuelles que lorsque leur voix n’est pas entendue ou qu’il y a un manque de croissance professionnelle associé au poste. Lorsque les managers prennent le temps d’écouter leur équipe, même si les retours sont négatifs, les taux de rétention montent en flèche.
Liste des inconvénients d’une machine virtuelle
1. Vous êtes obligé d’opérer en supposant la confiance.
Lors de la création d’équipes virtuelles, elles doivent suivre le même processus d’entretien qu’une offre d’emploi traditionnelle. Les managers doivent pouvoir faire confiance aux personnes qui travaillent avec eux. C’est difficile à faire si vous ne pouvez pas voir ce que fait votre équipe. Il est toujours possible que certains travailleurs perdent du temps sur des tâches personnelles plutôt que sur le travail qu’ils ont promis de faire. Cependant, si vous microgérez ces équipes, les résultats ont tendance à être négatifs. C’est pourquoi la confiance doit être établie dès le début.
2. Les équipes virtuelles ont tendance à créer des silos plutôt que des résultats collaboratifs.
La structure d’une équipe virtuelle a tendance à être transactionnelle. Un travailleur se voit attribuer une tâche spécifique, puis doit la livrer dans un délai précis. Tout le monde a tendance à être dehors et a la chance de se réunir pour une conférence téléphonique hebdomadaire. Lorsque vous travaillez virtuellement à la maison, vous manquez les signaux non verbaux que les gens donnent lorsqu’ils communiquent entre eux. Vous vous retrouvez souvent avec les mots qui sont écrits, ce qui peut être facile à mal interpréter. Lorsque les difficultés de communication sont combinées à la nature individuelle de l’organisation du travail, des silos ont tendance à se former.
3. Les membres des équipes virtuelles sont souvent socialement isolés.
Parfois connu sous le nom d’« effet refroidisseur d’eau », il y a un aspect social au travail qui fait souvent défaut dans une équipe virtuelle. Bien qu’il travaille avec d’autres, il travaille aussi seul à la maison. Les travailleurs doivent être proactifs dans leurs engagements sociaux en dehors de leurs responsabilités professionnelles pour contrer le problème de la solitude qui peut survenir. Vous n’avez pas les mêmes opportunités de discuter avec les gens, de partager un déjeuner ou de parler de vos émissions de télévision préférées lorsque vous travaillez à distance.
4. Il existe des problèmes de fuseau horaire qui peuvent interférer avec la communication.
Disons que votre entreprise est basée à Los Angeles, elle fonctionne donc selon l’heure du Pacifique. Vous avez deux membres de l’équipe virtuelle qui sont situés à Singapour, un à New York et un à Londres. Voici la logistique à considérer avec un tel arrangement.
• S’il est 14h45 à votre siège social, il est alors 6h45 le lendemain à Singapour.
• Pour votre travailleur à New York, il est 17h45 et vous pensez à dîner.
• Il serait alors 22h45 à Londres.
Équilibrer ces difficultés de fuseau horaire n’est pas facile. Quelqu’un doit toujours sacrifier son horaire régulier pour les besoins de l’équipe. Les bonnes équipes alterneront les personnes qui devraient le faire pour éviter qu’un groupe ou un membre de l’équipe ne s’épuise. Cependant, beaucoup baseraient leurs exigences sur le fuseau horaire du bureau à domicile, ce qui est souvent la raison pour laquelle il est difficile de trouver des travailleurs de haute qualité dans l’environnement mondial.
5. Les équipes virtuelles doivent tenir compte du coût de la technologie.
Si vous faites du télétravail en tant qu’employé traditionnel, votre organisation vous fournira très probablement l’équipement dont vous avez besoin pour travailler à domicile. Pour les membres d’une équipe virtuelle, ce n’est pas le cas. Chaque membre de l’équipe doit utiliser des technologies compatibles, être familiarisé avec les logiciels de messagerie instantanée, de vidéoconférence et de réunion, et bien connaître les logiciels ou les applications utilisés pour créer le travail. Il faut alors payer cet équipement à l’avance, ce qui n’est pas toujours facile si l’on n’habite pas dans le monde développé.
6. Faire partie d’une équipe virtuelle n’empêche pas les discussions d’avoir lieu.
Les personnes qui travaillent en équipes virtuelles ont des désaccords comme tout autre groupe de travailleurs. La différence est que vos arguments ne sont pas toujours traités en temps réel. Si vous avez une discussion par e-mail ou via une plateforme de messagerie, vous êtes obligé d’attendre chaque réponse pour poursuivre la conversation. Même si vous êtes en conférence téléphonique, les différences de fuseau horaire peuvent créer une fatigue pour une personne qui limite sa créativité. Vous n’éviterez pas le drame en passant aux équipes virtuelles. Cela va changer la façon dont ces problèmes sont traités, ce qui peut être difficile pour certains gestionnaires.
7. Les processus assignés peuvent être trop ambigus pour être utiles.
Les gestionnaires qui énoncent clairement les rôles et les responsabilités de chaque membre de l’équipe virtuelle auront généralement le plus de succès. Cependant, la façon dont la plupart des équipes sont gérées ne se rapproche pas de cette attente. De nombreux travailleurs ne savent pas exactement ce qu’ils doivent faire ou le rôle qu’ils jouent dans la mission et la vision globale de leur employeur. Il peut y avoir une incertitude sur les critères de travail à effectuer. Chaque personne dépend de tout le monde pour de bons résultats. Si un seul élément se brise, toute la machine virtuelle peut se briser.
Ces avantages et inconvénients de l’équipe virtuelle sont souvent aggravés par les compétences, le talent et la concentration utilisés par le manager. Lorsqu’il y a confiance, ces équipes ont tendance à mieux performer. Même si les travailleurs trouvent des moyens de s’isoler, le manager peut rassembler le travail de chaque membre de l’équipe pour créer les résultats nécessaires. Tout le monde économise du temps et de l’argent lorsqu’il est structuré correctement, alors que les inconvénients sont généralement gérables. C’est pourquoi cette option d’emploi continue de recevoir un intérêt accru.
