De nombreux propriétaires de petites entreprises ont du mal à gérer leur messagerie professionnelle. De nombreuses options sont disponibles aujourd’hui, et certaines sont si différentes que savoir par où commencer peut être un immense défi. Vous pouvez choisir d’utiliser un fournisseur de messagerie gratuit comme Outlook ou Gmail, de vous abonner à un fournisseur de messagerie en tant que service pour un faible coût mensuel ou d’héberger votre propre messagerie si vous le souhaitez.
L’approche auto-hébergée est la méthode traditionnelle que les entreprises utilisent pour gérer leur communication professionnelle. Les packages d’hébergement sont souvent proposés par les plus grandes sociétés de gestion d’aujourd’hui comme GoDaddy. Vous pouvez également les acheter indépendamment si vous travaillez déjà avec une organisation d’hébergement Web. Cette structure vous permet d’accéder à votre client sur votre ordinateur via le système que vous utilisez actuellement.
De nombreux fournisseurs vous offrent également la possibilité d’utiliser un accès Web pour vos besoins de messagerie professionnelle.
Si vous vous demandez comment commencer à gérer plus efficacement vos communications d’entreprise, voici les avantages et les inconvénients de l’hébergement de votre propre courrier électronique à considérer.
Liste des avantages d’héberger sa propre messagerie
1. Vous offre un niveau de confidentialité plus élevé.
Lorsque vous décidez de commencer à héberger votre propre courrier électronique, vous pouvez profiter de la confidentialité supplémentaire qui accompagne l’utilisation d’un serveur de messagerie sous votre contrôle. Vous ne dépendez plus des processus de sécurité de prestataires externes car tout reste sous votre supervision. Bien que vous deviez peut-être fournir à votre hébergeur une somme modique pour inclure ce service dans votre présence en ligne, il s’agit d’un moyen simple d’ajouter une autre couche de protection à vos habitudes de communication.
2. Parfois, vous pouvez obtenir cette option gratuitement.
De nombreux fournisseurs d’hébergement Web vous donneront la possibilité d’héberger votre propre courrier électronique gratuitement. Vous pouvez accéder à cette option via votre tableau de bord ou votre tableau de bord d’une manière similaire à ce qu’une option de courrier électronique en tant que service ou publique fournit à l’utilisateur moyen. Bien qu’il y ait certains aspects techniques de cette option que vous devrez peut-être apprendre, le processus est relativement simple. Si vous savez très bien utiliser un ordinateur, vous pouvez découvrir comment utiliser ce système pour vos besoins de communication.
3. Vous permet de créer des comptes de messagerie de n’importe quelle taille que vous voulez.
Parce que c’est vous qui configurez et gérez votre propre courrier électronique, vous disposez de la flexibilité et du contrôle nécessaires pour le concevoir de la manière qui convient le mieux à vos besoins. Parce que vous ne payez pas pour le stockage avec l’hébergement de messagerie interne, vous pouvez créer les comptes de la taille que vous souhaitez selon vos besoins. Il est également beaucoup plus facile d’ajouter de nouveaux comptes à votre système, de configurer plusieurs domaines et de créer une identité que les gens associeront à votre marque plutôt qu’à un fournisseur tiers. Dire aux gens d’envoyer un e-mail à votre adresse Hotmail (certaines personnes l’ont encore !) ne communique pas le même niveau de professionnalisme que de leur faire envoyer un message à votre domaine spécifique.
4. Il n’y a qu’une seule connexion dont vous devez vous souvenir.
Lorsque vous décidez d’héberger votre propre e-mail, il n’y a qu’un seul ensemble d’informations d’identification dont vous devez vous souvenir pour accéder à ce service. Vous n’avez pas à vous soucier de donner accès à d’autres personnes, car vous pouvez leur attribuer des comptes qu’ils peuvent personnaliser. Vous disposerez d’un panneau de contrôle unique qui vous permettra de gérer très efficacement vos besoins de communication interne et externe. Bien qu’il y ait des défis à relever avec cette option, la plupart des gens trouvent que cela leur facilite généralement la vie, surtout s’ils peuvent l’acheminer vers un service d’accès Web existant comme Outlook.
5. Ne nécessite qu’une seule équipe d’assistance à des fins de dépannage.
Même si vous décidez d’externaliser vos besoins d’hébergement de messagerie parce que vous ne pouvez pas le comprendre, héberger le vôtre vous permet de réduire votre exposition à une seule équipe. Vous constaterez que les agences qui peuvent vous aider à mettre en place ce service peuvent améliorer votre intranet, fournir d’autres ressources informatiques et vous fournir un seul point d’escale chaque fois que vous avez une question qui nécessite une réponse.
6. Il y a des temps de réponse plus rapides.
Lorsque vous travaillez avec votre propre équipe, cela signifie que vous avez la possibilité d’effectuer des mises à jour ou des améliorations à tout moment. Cette structure vous donne la possibilité de profiter des nouvelles technologies dès qu’elles sont disponibles lorsque vous hébergez votre propre messagerie. La seule condition pour profiter de cet avantage est la disponibilité des ressources lors du déploiement.
7. Vos possibilités de personnalisation sont infinies.
Lorsque le courrier électronique est sur votre propre serveur, vous pouvez configurer ses limites et ses capacités presque à l’infini. Le ciel est vraiment la limite avec ce que vous pouvez héberger lorsque vous choisissez cette option plutôt que quelque chose comme le courrier électronique en tant que service. Il vous donne même la possibilité de profiter des tarifs des services publics afin de ne pas être facturé pour la bande passante ou le trafic que vous ne consommez pas chaque mois. Il existe même des possibilités de choisir parmi différentes options de récupération après sinistre, ce qui vous permet également d’économiser sur les coûts de sauvegarde à long terme.
8. Vous évite de perdre simultanément votre hébergement Web et vos services de messagerie.
Lorsque vous décidez d’auto-héberger votre messagerie, vous créez une couche de séparation entre votre site Web et la communication d’entreprise. Si votre service de messagerie est lié à votre serveur Web et qu’il tombe en panne pour une raison quelconque, vous perdrez les deux jusqu’à ce que votre service soit restauré. Bien que cela ne semble pas être un problème critique au premier abord, IX Webhosting a déjà connu une panne prolongée de plus de deux semaines en 2012 pour certains consommateurs. Qu’arriverait-il à votre entreprise si vous perdiez l’accès à votre courrier électronique et à votre site Web pendant cette période ?
9. Débarrassez-vous des autres entreprises qui tentent d’analyser votre courrier électronique.
Bien qu’il puisse être judicieux d’utiliser un fournisseur de messagerie au lieu d’installer de la bière sur le serveur Web, ce ne sera pas la proie des intrigues (légales et illégales) qui se produisent sur des sites comme Gmail, où le fournisseur pourrait être contraint de livrer vos messages sans vous avertir de ce qui se passe. Les serveurs privés ne sont pas vulnérables à ce problème car les informations sont sous leur contrôle. Si le gouvernement veut contrôler votre communication, alors il devrait venir vous voir avec un mandat de perquisition ou une citation à comparaître.
Liste des inconvénients d’héberger sa propre messagerie
1. Il n’y a qu’une poignée d’options Web disponibles.
Si vous souhaitez accéder à votre messagerie auto-hébergée, il n’y a que quelques options disponibles qui vous fourniront un service Web aujourd’hui. Cela signifie que vos options sont limitées lorsque vous essayez de communiquer avec les clients, les fournisseurs et les distributeurs. Vous devrez avoir un accès direct à votre présence en ligne pour obtenir les éléments qui se trouvent dans votre boîte de réception, ce qui n’est parfois pas possible si vous travaillez à distance.
2. Il n’offre pas le même niveau de filtrage anti-spam.
Lorsque vous commencez à communiquer avec d’autres personnes via votre messagerie professionnelle, vous constaterez que la plupart des options d’auto-hébergement n’offrent pas les mêmes niveaux de contrôle du spam et du phishing que vous découvrirez avec d’autres formes de ce service. Tout ce qui vous est envoyé peut se retrouver dans votre boîte de réception. Les fournisseurs qui offrent cette option vous factureront plus pour l’avoir inclus dans votre structure. C’est pourquoi de nombreuses entreprises préfèrent utiliser une option de messagerie électronique en tant que service plutôt que d’héberger la leur.
3. Il existe un large éventail de chiffres de fiabilité et de disponibilité dans l’industrie.
Les différences entre les temps d’arrêt et la fiabilité peuvent être assez importantes si vous envisagez d’héberger votre propre courrier électronique. Certains fournisseurs sont bien meilleurs que d’autres dans cette industrie, mais seuls quelques-uns peuvent rivaliser un peu avec les options de messagerie électronique en tant que service ou les produits à usage public. Vous pouvez constater que l’accès à votre courrier électronique ou l’envoi de messages devient un défi si la fiabilité de cette option est discutable. Vous pourrez peut-être profiter d’une plus grande confidentialité car ce service est sur votre service de messagerie, mais cet avantage est annulé si vous ne pouvez pas envoyer d’e-mails en premier lieu.
4. Peut offrir des défis d’immigration à considérer.
Si vous essayez de migrer votre messagerie lorsque vous changez de serveur Web et que vous hébergez le vôtre, il peut être difficile de terminer cette tâche. Vous constaterez peut-être qu’il est plus facile de télécharger un journal de vos messages ou de les enregistrer sur papier que de tout transférer. Ce processus peut vous donner un nouveau départ, mais ce n’est parfois pas ce qu’un propriétaire de petite entreprise souhaite recevoir.
5. Nécessite que vous connaissiez le côté technique de l’envoi d’un e-mail.
Bien que de nombreuses personnes soient conscientes des processus techniques qui se produisent lors de l’envoi d’un e-mail, la personne moyenne a tendance à adopter une approche pointer-cliquer. Si vous décidez d’utiliser un service auto-hébergé, vous devez savoir ce qu’il faut pour configurer le système pour répondre à vos besoins spécifiques. Ce processus peut prendre beaucoup de temps par rapport à des produits tels que Google Apps for Work qui vous aident à créer un cadre de messagerie électronique en tant que service.
6. Il y a un besoin fréquent de mettre à jour votre logiciel de sécurité.
Lorsque vous décidez de commencer à héberger votre propre courrier électronique, il est de votre responsabilité de maintenir la sécurité du système. Les pirates peuvent toujours essayer d’accéder au système si vous le connectez à Internet pour envoyer des messages. Cela signifie qu’une partie de l’argent que vous pouvez économiser en gardant les choses en interne est consommée en raison de la nécessité de mettre à jour le logiciel qui vous protège. Vous avez également la responsabilité de vous assurer que tout est sauvegardé et que vous stockez vos données dans un endroit sûr.
Si vous utilisiez plutôt un fournisseur pour votre courrier électronique, le fournisseur tiers serait responsable de toutes les mises à jour de votre service. Ils s’occuperaient de la sécurité en votre nom. Vous recevrez également automatiquement les mises à jour logicielles plutôt que d’avoir à les installer dans votre emplacement au lancement.
7. Vous aurez des coûts supplémentaires à prendre en compte que certaines entreprises ignorent.
Si vous décidez d’héberger votre propre messagerie, vous deviez alors prendre en compte les dépenses d’un serveur lors de la gestion de cet outil de communication en interne. Vous devrez également investir dans l’électricité et d’autres besoins en services publics qui peuvent être nécessaires pour auto-héberger vos messages en tant qu’organisation. Il peut parfois être nécessaire d’ajouter de la bande passante, ce qui signifie qu’un autre coût affectera votre budget. À moins que vous ne prévoyiez de faire tout le travail vous-même, vous devrez engager une équipe d’experts dédiée ou sous-traiter ce service à un fournisseur réputé afin de protéger l’intégrité de votre système. Si quelque chose ne va pas, c’est votre équipe qui est chargée de résoudre le problème.
8. Il peut y avoir des problèmes de responsabilité.
Si vous hébergez votre propre messagerie, c’est vous qui êtes en dernier ressort responsable de ce qui arrive à votre serveur. De nombreux propriétaires d’entreprise trouvent qu’il est beaucoup plus facile de licencier un fournisseur que de licencier ses employés. Même si vous embauchez un fournisseur tiers, c’est votre décision qui dépend de l’expérience qui est produite. Cela signifie que si un problème survient, vous pouvez voir de nombreuses personnes lever la main pour dire : « Ce n’est pas de ma faute ! Cela vous laisse avec un problème à résoudre et potentiellement aucun moyen de le faire.
Les avantages et les inconvénients de l’hébergement de votre propre courrier électronique tentent d’équilibrer la confidentialité et la commodité de travailler avec votre serveur de messagerie avec un service qui peut fournir bon nombre de ces services en votre nom. Si vous avez confiance en vos compétences techniques, il est parfaitement logique d’utiliser un plan d’auto-hébergement. Lorsque votre préférence est une expérience de messagerie pointer-cliquer, une solution différente peut vous donner de meilleurs résultats.