Les cartes de paie sont des cartes de débit prépayées que les employeurs utilisent pour facturer le salaire d’un employé au lieu d’un chèque formel. Les fonds sont distribués chaque jour de paie, offrant une alternative au dépôt direct pour ceux qui ne peuvent ou ne veulent pas avoir un compte traditionnel.
Plus de 60 millions de personnes aux États-Unis n’ont pas accès aux services bancaires, ce qui signifie qu’elles n’ont pas ou n’ont pas droit à un compte bancaire traditionnel.
La plupart des cartes de paie sont proposées par les principaux processeurs de paiement d’aujourd’hui, tels que MasterCard ou Visa, donnant aux travailleurs la possibilité d’accéder à leurs fonds comme ils le feraient avec une carte de débit liée. Les cartes de paie sont toujours rechargeables, ce qui signifie qu’un travailleur utilise la même carte tout le temps plutôt que d’en émettre une nouvelle chaque jour de paie.
Les employés bénéficient d’un accès pratique à leurs salaires avec cette configuration sans avoir besoin de maintenir un compte auprès d’une institution financière. Vos fonds sont reçus instantanément, parfois jusqu’à 48 heures à l’avance, selon le fabricant de la carte. Ensuite, ils n’ont pas à s’inquiéter de transporter de grosses sommes d’argent avec eux pour acheter les articles nécessaires.
Comme pour tout système de rémunération, les cartes de paie présentent des avantages et des inconvénients spécifiques à examiner avant d’utiliser ou de mettre en œuvre ce type de système. Ce sont les points cruciaux à considérer.
Liste des avantages des cartes de paie
1. Les cartes de paie sont instantanées et pratiques à utiliser.
Les employés peuvent utiliser leur carte de paie immédiatement lorsque les fonds sont émis. Vous n’avez pas besoin d’un compte bancaire pour contrôler cet argent. Selon le processeur indiqué sur la carte (Visa, MasterCard), ils peuvent utiliser la carte comme ils le feraient avec une carte de débit ou de crédit standard pour effectuer des achats. Ils peuvent retirer de l’argent à un guichet automatique s’ils le souhaitent, effectuer des paiements en ligne et profiter des opportunités de commerce électronique.
De nombreuses cartes de paie offrent les mêmes avantages, tels que la protection contre la fraude, que vous trouverez également avec les produits de débit et de crédit standard.
2. Il est plus facile pour les employés de gérer leurs fonds avec les cartes de paie.
La plupart des cartes de paie ne permettent pas de découvert si un achat dépasse le solde disponible. Cela rend plus difficile l’accumulation de dettes pour le travailleur. Les employés peuvent même ajouter leurs propres ressources à leur carte de paie s’ils veulent éviter de transporter beaucoup d’argent. Bien qu’il y ait parfois des frais associés aux transferts qui se produisent en dehors du mécanisme de dépôt direct de l’employeur, la carte de paie crée un enregistrement des transactions et de la responsabilité qui peut aider certaines personnes à se requalifier pour un compte bancaire traditionnel à l’avenir.
3. Les cartes de paie offrent plus de sécurité.
Si quelqu’un prend votre portefeuille ou votre sac à main et que vous avez beaucoup d’argent, cet argent a probablement disparu. On ne peut pas en dire autant d’une carte de paie. Vous avez accès aux mêmes mesures de sécurité qu’une carte de débit ou de crédit typique, y compris un code PIN et un mécanisme de signature, ce qui rend difficile l’accès aux ressources si l’article est volé. Les travailleurs peuvent signaler leur carte de paie perdue à leur employeur, puis en recevoir une nouvelle déjà chargée avec leur solde actuel. Cela rend beaucoup plus facile le remplacement de votre argent en cas de disparition.
Les cartes de paie sont soutenues par la FDIC, ce qui signifie qu’il existe plus d’options de récupération et moins d’options de contrefaçon à long terme avec cette option de paiement.
4. Les entreprises économisent de l’argent lorsqu’elles émettent des cartes de paie.
Le coût d’impression des chèques physiques sur papier est plus élevé que vous ne le pensez, en particulier pour les grandes organisations. Vous devez également tenir compte des coûts de traitement, d’encre et d’affranchissement. Les employeurs économisent sur cette dépense lorsqu’ils émettent des cartes de paie. Les travailleurs économisent également de l’argent avec ce mode de paiement car ils n’ont pas besoin de se rendre dans une banque ou un établissement d’encaissement de chèques pour obtenir leurs fonds. Il n’est pas nécessaire de recevoir en espèces le montant total du chèque car les fonds sont gérés sans espèces.
5. Les cartes de paie offrent un mécanisme de livraison numérique.
Il n’y a pas de retards liés au jour de paie lorsque les organisations utilisent des cartes de paie au lieu d’un chèque traditionnel. S’il y a des catastrophes naturelles, des blizzards, de fortes pluies ou d’autres éléments de retard qui empêchent le traitement physique d’un chèque, les travailleurs reçoivent toujours leurs fonds par transfert numérique à temps. Ils n’ont pas non plus à se soucier de récupérer leur chèque pendant les heures normales de bureau. Cela le rend particulièrement utile pour les télétravailleurs ou les télétravailleurs.
6. Plus de transparence est disponible avec les cartes de paie.
Les cartes de paie donnent aux travailleurs la possibilité de surveiller tous leurs enregistrements de compte d’une manière que les achats en espèces ne le font pas. Les relevés de compte et l’historique des transactions permettent aux travailleurs de savoir où les fonds pourraient fuir. Ce processus leur permet également de voir où vont leurs retenues afin de pouvoir apporter des modifications si nécessaire. La plupart des employés trouvent que l’accès gratuit à ces articles les aide à rester soucieux de leur budget, ce qui conduit finalement à une meilleure santé financière.
7. Beaucoup de frais peuvent être évités avec un peu d’ingéniosité.
Même lorsque des frais de carte de paie s’appliquent, il existe plusieurs façons de résoudre le problème. Vous pouvez entrer dans une banque et retirer de l’argent à un guichet automatique gratuitement avec la plupart des produits de cette catégorie. Les épiceries vous permettront de retirer de l’argent supplémentaire avec votre achat lorsque la carte est structurée comme un débit. Les détaillants à grande surface offrent le même avantage. Bien qu’il puisse y avoir des frais de PIN pour cela, ce coût est inférieur aux frais de guichet automatique. Si vous avez un achat gratuit, retirer la majeure partie de votre chèque par cette méthode peut aider à éliminer les coûts supplémentaires associés à ce produit.
8. Les avantages sociaux peuvent également être émis sur une carte de paie.
Tout avantage qui offre une compensation en espèces à un employé peut être distribué via une carte de paie. Tout ce qui nécessite une vérification physique avant que cette technologie ne soit disponible devient une possibilité. Cela signifie que les chèques de bonus, les avantages FSA et même la compensation de kilométrage peuvent être acheminés via ce système. Les travailleurs peuvent accéder à ces fonds jusqu’à 48 heures plus rapidement que de recevoir un chèque physique, avec moins de retards, ce qui signifie qu’ils peuvent également répondre plus rapidement aux besoins de leur famille.
Liste des inconvénients des cartes de paie
1. Il y a plus de frais à payer avec les cartes de paie.
Les cartes de paie ont des frais inférieurs à ceux des cartes-cadeaux moyennes. Ils ont également plus de frais que les autres modes de paiement, y compris les cartes de crédit et de débit ou les chèques. La plupart ont des frais de maintenance mensuels que l’employeur peut ou non couvrir. La carte de paie Visa E1 facture 2,95 $ par mois, sauf s’il y a un dépôt sur la carte le même mois. Il y a des frais d’enquête sur le solde, des frais de refus et même des frais de clôture de compte. Assurez-vous de consulter la grille tarifaire actuelle avec votre employeur avant d’accepter ce mode de paiement.
2. Les cartes de paie sont parfois restreintes par les lois locales.
Il existe plusieurs règles qui régissent la façon dont les travailleurs reçoivent leur rémunération. La plupart des lois concernent la façon dont les employés peuvent accéder à l’intégralité de leur chèque de paie sans payer de frais. Il existe des règles qui permettent à certaines personnes de choisir comment elles souhaitent être payées, y compris par chèque physique, limitant les options de réduction des coûts disponibles pour l’organisation. Avant d’offrir cette option, toutes les entreprises doivent examiner la situation locale avec leur équipe juridique pour voir si les avantages l’emportent sur les inconvénients.
3. Les fonds perdus sont difficiles à récupérer avec les cartes de paie.
Le processus à suivre pour tenter de récupérer des fonds perdus à cause de la fraude est vaste avec une carte de paie. Les employés doivent signaler immédiatement les cartes perdues ou volées pour s’assurer qu’ils ne subissent pas de perte financière en raison de la situation. Certains rapports doivent être produits dans les 48 heures pour certains émetteurs de cartes. Assurez-vous de connaître le processus impliqué dans la déclaration des frais non autorisés, puis contactez immédiatement la carte ou votre employeur, ou vous pourriez être responsable de la dépense.
4. Les frais de carte de paie affectent le plus les travailleurs à faible revenu.
Il existe des lois qui exigent qu’un employé ait un accès complet à ses fonds au moins une fois au cours de chaque cycle de paie. C’est pourquoi vous constaterez que la plupart des cartes de paie offrent une première transaction gratuite à un guichet automatique, ainsi que certains frais d’achat initiaux qui ne s’appliquent pas. Cependant, une fois que vous avez dépassé cet élément d’utilisation sans frais, le coût d’utilisation des cartes de paie augmente rapidement si vous ne travaillez qu’à 7,50 $ de l’heure. De nombreuses cartes ont des frais de point de vente de 1 $, ce qui signifie que chaque transaction coûtera plus cher.
5. Vous ne pouvez pas payer certaines factures avec une carte de paie.
Bien que les cartes de débit soient largement acceptées dans de nombreux endroits aujourd’hui, certains fournisseurs de services ne les acceptent pas. Les salariés n’ont pas la possibilité de payer par chèque lorsqu’ils utilisent ce type de système de rémunération, ce qui signifie qu’ils doivent passer par des étapes (et des frais) supplémentaires pour payer certaines factures. Ils devraient retirer leur argent et ensuite apporter l’argent à une banque pour qu’un chèque de banque soit émis. Les coûts de faire des affaires de cette manière augmentent rapidement pour les travailleurs par rapport à ceux qui ont d’autres options de paiement.
6. Certains guichets automatiques limitent le montant pouvant être retiré.
Les travailleurs qui sont payés via une carte de paie peuvent ne pas être en mesure d’accéder à leur plein salaire via un guichet automatique local. De nombreuses unités imposent des restrictions sur le montant pouvant être prélevé en une seule transaction. Certaines institutions limitent ce montant à seulement 250 $. Cela oblige l’employé à rechercher des méthodes alternatives d’accès à l’argent liquide pour éviter les frais éventuels associés à sa carte. Dans certaines petites collectivités, ce n’est peut-être pas possible.
7. Les travailleurs n’aiment pas les changements dans la façon dont leurs salaires sont versés.
Il y aura toujours des travailleurs qui préféreront être payés avec un chèque physique pour ce qu’ils font. Les entreprises ne résoudront jamais ce problème à moins que la société ne devienne complètement sans argent liquide. Quiconque reçoit un contrôle physique se méfiera de tout changement suggéré par son employeur dans la façon dont il perçoit son salaire. Il parle d’une méfiance dans la relation entre employeur et employé qui est parfois difficile à surmonter. Étant donné que certaines prestations peuvent également être versées par cette méthode, il n’est pas rare que les travailleurs démissionnent si les employeurs poussent trop fort pour utiliser cette option de paiement.
8. Il faut du temps pour remplacer les cartes perdues ou volées.
Si vous perdez votre carte de paie, vous devez immédiatement contacter votre employeur. La plupart des émetteurs de cartes exigent également que vous les contactiez. Cela entraînera une retenue sur la carte pour empêcher d’autres transactions. Ensuite, vous recevrez une nouvelle carte pour remplacer celle qui a disparu. La plupart des cartes de paie facturent des frais de 10 $ à 15 $ pour remplacer une carte perdue, et la nouvelle peut prendre jusqu’à 10 jours ouvrables pour arriver.
Certains employeurs ont accès à des cartes de remplacement temporaires pour compenser l’intervalle de deux semaines entre le signalement d’une carte perdue et la réception d’une nouvelle. Vous activeriez la carte temporaire, puis activeriez la nouvelle carte permanente après l’avoir reçue.
Ces avantages et inconvénients des cartes de paie évaluent les 42 milliards de dollars de salaires bruts qui sont chargés sur environ 6 millions de cartes actives chaque année. D’ici 2022, ce nombre pourrait atteindre plus de 60 milliards de dollars sur près de 9 millions de cartes actives. Bien que les employeurs ne puissent pas exiger que les travailleurs soient payés uniquement pour cette option (ou même pour le dépôt direct), arrêter d’utiliser un chèque physique permet d’économiser de l’argent et offre plus de sécurité aux travailleurs. Si un plan peut également être mis en place pour éviter le plus de frais possible, ce mode de paiement offre beaucoup de promesses.
