Dans un modèle de base de données centralisée, une unité centrale agit de manière à servir l’ensemble de l’entreprise. Cette description est souvent utilisée pour décrire un modèle d’analyse qui a été complètement centralisé, même si elle peut également faire référence à une base de données d’informations partagée et accessible à tous.
Les grandes entreprises ayant une organisation commerciale unique ont besoin d’informations, d’analyses et d’applications pour pouvoir franchir plusieurs frontières. Cela améliore la communication au sein de l’organisation, offrant un leadership plus efficace de la part de la C-Suite, car les besoins spécifiques sont précisément liés aux personnes spécifiques en charge d’une réponse.
Choisir un système centralisé, c’est financer un moyen pour qu’une stratégie commerciale unique ait le plus grand impact potentiel. Selon les rapports de Deloitte, 42 % des entreprises ont mis en place une approche centralisée.
Parce que chaque entreprise est différente, voici les avantages et les inconvénients d’une base de données centralisée à considérer.
Liste des avantages d’une base de données centralisée
1. Vous permet de travailler sur des projets multifonctionnels.
Une base de données centralisée accélère la communication qui se produit au sein d’une organisation. Plutôt que d’avoir des couches de bureaucratie administrative pour gérer les projets interfonctionnels entre les équipes, la conception centrale permet à ces équipes de se réunir selon les besoins. Cela permet d’absorber les données analytiques plus rapidement, d’effectuer des tâches spécifiques avec une meilleure qualité et d’aller plus loin vers la vision, la mission ou les objectifs qui ont été fixés.
2. Il est plus facile de partager des idées entre analystes.
De nombreuses entreprises sont configurées de manière à créer des silos pour les personnes et les équipes. En mettant en œuvre une stratégie qui centralise l’information et l’analyse, ces silos commencent à disparaître. Au lieu d’avoir plusieurs personnes travaillant indépendamment sur les mêmes projets ou ensembles de données, l’organisation peut coordonner leur travail afin qu’elles collaborent plus fréquemment. Lorsque chacun peut partager ses idées avec le reste de l’organisation, la diversité créée permet un meilleur potentiel de croissance.
3. Les analystes peuvent être affectés à des problèmes ou à des projets spécifiques de manière centralisée.
Il existe un niveau de responsabilité plus élevé au sein d’une base de données centralisée. C’est parce qu’il y a beaucoup plus de transparence sur les politiques et les procédures qui sont en place. Chaque personne peut se voir attribuer un problème spécifique que l’organisation doit résoudre. Ceux qui ont les autorités compétentes peuvent surveiller les progrès de cette personne dans la résolution du problème identifié. Plutôt que de passer par de nombreuses sections, équipes ou départements, toutes les communications pour chaque problème ou projet sont acheminées de manière centralisée, ce qui réduit la confusion.
4. Des niveaux de sécurité plus élevés peuvent être obtenus.
Lorsqu’un financement à long terme est accordé à une base de données centralisée, un niveau plus élevé de sécurité des données est développé pour l’organisation. En effet, les informations obtenues par l’entreprise servent l’ensemble de l’entreprise. Toute personne impliquée dans la conservation des informations est soumise à certains protocoles ou limites avec leur accès, ce qui limite la quantité de fuite de données qui peut se produire. Le résultat final est que les données précieuses restent plus souvent internes qu’externes.
5. Il existe des niveaux de fiabilité plus élevés au sein du système.
Il y a moins de pannes des systèmes de reporting internes lorsqu’il existe une base de données centralisée. Au lieu d’avoir plusieurs canaux ouverts, qui peuvent arriver à des conclusions différentes par eux-mêmes, il existe un canal central qui inclut tout le monde. Chaque personne peut accéder aux données dont elle a besoin, donner son avis et entendre les discussions à l’échelle de l’entreprise au fur et à mesure que des conclusions spécifiques sont créées. La fiabilité se produit parce que les gens accèdent plus rapidement à la même page.
6. Réduire les conflits.
Lorsqu’il existe une base de données centralisée responsable de la collecte et du stockage des données, les conflits au sein de l’organisation sont réduits. Cela se produit parce qu’il y a moins de personnes impliquées dans les processus de prise de décision qui impliquent des données. Lorsque les cadres supérieurs ou les personnes nommées sont responsables de ces informations, les cadres inférieurs et les employés de niveau inférieur sont protégés du fardeau d’une utilisation inappropriée des données, ce qui conduit à un environnement de travail plus agréable.
7. Les organisations peuvent agir plus rapidement.
Lorsqu’il existe une base de données centrale responsable de la gestion des informations, les décisions concernant les actions ou les stratégies sont prises plus rapidement car il y a moins de couches de données à parcourir. Les chefs d’entreprise peuvent fonctionner plus efficacement car les processus de communication sont naturellement intégrés au système. Cela permet à chacun de peser plus facilement le pour et le contre de toute décision à laquelle il peut être confronté.
8. Aide une organisation à rester proche d’une vision ciblée.
La base de données centralisée peut être configurée pour surveiller une organisation entière par rapport à son objectif ou sa vision unique. Les incohérences sont supprimées des workflows car les données collectées sont destinées à des fins spécifiques qui sont clairement communiquées à toutes les personnes impliquées.
Liste des inconvénients d’une base de données centralisée
1. Peut cesser de répondre aux besoins de l’entreprise.
Il existe des exigences de charge de travail importantes qui deviennent nécessaires lors de l’utilisation d’une base de données centralisée. Les individus et les équipes trouvent que les contraintes de temps qui leur sont imposées peuvent ne pas être raisonnables pour les attentes demandées. Au fil du temps, si ces limitations ne sont pas résolues comme elles le devraient, une base de données centralisée crée des équipes qui ne répondent pas et qui se concentrent sur des tâches spécifiques au lieu de collaborer. Fondamentalement, les équipes peuvent se rebeller contre le système pour créer leurs propres silos d’autoprotection.
2. Il existe des niveaux inférieurs d’adaptabilité en fonction de l’emplacement.
L’utilisation d’une base de données centralisée signifie que vous échangez des efficacités de mouvement pour moins de flexibilité localement. S’il y a des changements qui se produisent localement et qui affectent l’entreprise, ces données doivent être envoyées à la base de données centralisée. Il n’y a pas d’option pour contrôler les données localement. Cela signifie que les temps de réponse pour les clients locaux ou la communauté peuvent ne pas être aussi efficaces qu’ils pourraient l’être, car il peut ne pas y avoir d’informations pour traiter une réponse requise.
3. Cela peut avoir un impact négatif sur le moral local.
Lors de l’utilisation d’une base de données centralisée, les responsabilités des administrateurs locaux sont souvent réduites. En effet, la structure de l’entreprise peut interdire aux managers locaux d’embaucher leurs propres employés. Vous pouvez les forcer à utiliser les données du système centralisé ce qui, à votre avis, a un impact négatif localement. Au lieu de pouvoir prendre des décisions immédiatement, ils sont obligés d’attendre que les données proviennent de la base de données centralisée. Pour ceux qui souhaitent faire l’expérience de niveaux de responsabilité plus élevés avec leur rôle de gestion, le processus centralisé peut être très démoralisant.
4. La planification de la relève peut être limitée avec une base de données centralisée.
Parce que les informations sont gérées par une base de données centralisée, il est peu nécessaire de travailler sur le développement de nouveaux ou futurs managers. La seule forme de planification de la relève nécessaire avec cette configuration consiste à faire appel à une personne pour remplacer un analyste central à un moment donné. Si les cadres supérieurs connaissent un problème familial, un événement de santé, ou tout autre problème qui interfère avec leur travail, il se peut qu’il n’y ait personne avec l’expérience nécessaire pour prendre le relais, réduisant l’efficacité de la base de données centralisée.
5. Réduire le nombre de commentaires légitimes reçus.
Une base de données centralisée peut assurer la transparence. Cela peut conduire à des niveaux de communication plus élevés. Ce ne sont pas toujours des avantages positifs. Lorsqu’une personne peut donner son avis ou commenter les informations qu’elle a reçues, elle se sent souvent responsable de soumettre une réponse. De nombreux employés peuvent avoir une connaissance générale de certaines politiques ou procédures, mais n’ont pas accès à une image complète. Ils perdent du temps à créer des commentaires qui ne sont pas nécessaires, ce qui fait perdre du temps à tous ceux qui lisent ces commentaires. Au fil du temps, cela peut conduire à des niveaux de productivité plus faibles et à des niveaux plus élevés de frustration.
6. Cela peut augmenter les coûts.
Lorsque vous disposez d’un système centralisé, vous dépendez de l’exactitude des données que vous collectez. Même une petite erreur de calcul pourrait avoir un impact sérieux sur la base de données centralisée. Cela peut entraîner des taux plus élevés pour les livraisons urgentes, des commandes incorrectes étiquetées correctes et des modifications inutiles des stocks potentiels contrôlés par l’organisation. Les coûts de correction d’une erreur dans un système décentralisé ont tendance à être inférieurs à ceux de la correction d’erreurs générées par des systèmes centralisés.
7. Il existe un risque de perte.
Lorsqu’il existe une base de données centralisée, tout est stocké dans cette base de données. Qu’advient-il de ces informations si la base de données est perdue pour une raison quelconque ? Comme il n’y a pas d’autres emplacements de base de données, une organisation perd immédiatement l’accès. Cela pourrait créer une perturbation à long terme qui pourrait affecter la viabilité globale de l’entreprise. Même avec des systèmes de sauvegarde cloud en place et d’autres protections disponibles, il existe toujours un risque de perte totale lors de l’utilisation d’une base de données centralisée.
Ces avantages et inconvénients de la base de données centralisée doivent être considérés localement. Pour certaines organisations, la structure centralisée a du sens car elle rassemble des personnes et des équipes avec un lien commun pour travailler vers une mission spécifique. Pour d’autres, le système peut créer trop de points de données, ce qui ralentit la productivité globale.
