Aux termes d’un contrat de remboursement des coûts, l’entrepreneur est payé pour toutes les dépenses admissibles dans une limite fixée. Un paiement supplémentaire s’ajoute alors à cette limite fixée pour permettre de réaliser un profit. Il s’agit d’une structure différente d’un contrat à prix fixe, permettant un montant unique négocié, quelles que soient les dépenses engagées par l’entrepreneur.
Un contrat de remboursement des coûts dépend de la capacité de l’entrepreneur à faire un effort de bonne foi pour répondre aux besoins de son client dans les limites d’un coût estimé. Dans cette mesure, le contrat doit inclure une estimation des dépenses de l’entrepreneur pour créer la limite établie. Cette limite crée un plafond qu’un entrepreneur dépasserait plus tard à ses risques et périls.
Ces contrats ne sont pas tenus d’offrir une date de fin de produit final ou de service garantie.
Liste des avantages des contrats de remboursement des frais
1. Cela peut conduire à un projet de meilleure qualité à la date d’achèvement.
Parce que les dépenses ne sont pas la seule responsabilité de l’entrepreneur, une estimation précise des coûts aide à créer un projet de meilleure qualité à la fin de la journée. Jusqu’à la limite des coûts, les entrepreneurs savent qu’ils seront payés pour toutes les dépenses qu’ils engagent, plus un montant supplémentaire en plus pour générer un profit pour eux-mêmes ou pour leur entreprise. Moins de raccourcis sont pris car il y a plus de garanties par rapport à un contrat à coût fixe.
2. Peut être moins cher que d’autres options de contrat.
Lorsque les coûts fixes sont le principal point de négociation des nouveaux contrats, un processus d’appel d’offres est souvent mis en place pour déterminer le meilleur taux possible. Choisir le plus bas soumissionnaire possible peut augmenter les coûts finaux d’un projet, car le travail en cours peut entraîner des coûts de maintenance plus élevés car il est réalisé avec une qualité potentiellement inférieure. En estimant un travail de haute qualité avant le début d’un projet, les économies à long terme peuvent compenser les augmentations initiales des coûts d’investissement qui peuvent survenir.
3. Vous permet de terminer un travail lorsqu’il y a des situations inconnues.
Il y a certains projets que les entrepreneurs peuvent hésiter à entreprendre parce qu’il y a trop d’inconnues qui peuvent survenir au cours des travaux qui sont effectués. S’il y avait un contrat fixe, alors les matériaux, les sous-traitants et autres coûts communs seraient surestimés pour compenser ces situations. Parce que les entrepreneurs peuvent être sûrs que des situations inconnues ne les affecteront pas financièrement, ils courent moins de risques pour eux-mêmes lors de la signature du contrat.
4. Créez une liste vérifiée des dépenses.
Les entrepreneurs doivent détailler leurs coûts pour recevoir une compensation pour les dépenses qu’ils engagent pour accomplir les travaux dans le cadre de cette structure de contrat. Cela permet au client d’inspecter les factures pour déterminer si les articles sont réellement présents ou utilisés sur le lieu de travail. Il encourage la responsabilité dans le processus d’embauche car la communication entre toutes les parties impliquées est obligatoire pour que les entrepreneurs reçoivent le paiement de leurs dépenses. Il s’agit d’un processus à livre ouvert dans lequel tous les coûts matériels doivent être documentés.
5. Autoriser l’inclusion de prix et de bonus dans le contrat.
De nombreux contrats de remboursement des coûts intègrent des récompenses ou des primes basées sur le temps et les dépenses pour encourager les entrepreneurs à rester efficaces. Ils peuvent recevoir un ou deux points de pourcentage supplémentaires sur leurs gains, un bonus spécifique ou un autre type de récompense convenue. Pour les projets à long terme, certains entrepreneurs peuvent accepter de partager les économies de coûts avec leurs clients afin d’encourager ce type de contrat afin de réduire autant que possible les risques pour le projet et la rentabilité de l’entrepreneur.
6. Offre plus de flexibilité dans le processus de prise de décision.
Certains projets sont hautement personnalisés. Le contrat de remboursement des coûts permet de prendre des décisions à un rythme confortable ou d’apporter des modifications après le démarrage du projet. Bien qu’il y ait des coûts plus élevés lorsque des changements sont apportés, cela donne au propriétaire du projet le temps supplémentaire dont il a besoin pour prendre une décision ou changer d’avis, si les circonstances le justifient.
7. Permet aux propriétaires de profiter de rabais sur les matériaux et la main-d’œuvre.
Dans de nombreuses industries, les entrepreneurs ont accès à des remises spécifiques sur les matériaux. Ils peuvent être en mesure d’accéder à des remises sur la main-d’œuvre grâce à l’externalisation. Dans les structures d’un contrat de remboursement des coûts, il n’y aurait pas de supplément pour ces articles. Cela permet aux propriétaires d’une autre façon d’économiser de l’argent, car ils pourraient profiter de ces rabais.
Liste des inconvénients des contrats de remboursement des coûts
1. Ne propose pas d’estimation finale des coûts.
Les contrats de remboursement des coûts permettent une projection maximale des coûts. Cependant, les coûts exacts du projet ne sont connus qu’une fois celui-ci achevé. Cela conduit à des niveaux élevés d’incertitude budgétaire, ce qui peut être dangereux pour les entreprises ou les entités gouvernementales travaillant avec un budget fixe.
2. Cela peut entraîner des inefficacités.
Les entrepreneurs qui reçoivent une compensation dans le cadre de ce type de contrat sont moins incités à générer des gains d’efficacité dans leur travail. Jusqu’à ce que la limite de dépenses soit atteinte, un entrepreneur sait qu’il sera indemnisé. Cela encourage certains entrepreneurs à retarder l’achèvement d’un projet afin de maximiser la compensation qu’ils recevront. Ils tireront également profit de leur travail, malgré les inefficacités présentes dans leur approche. Dans certains contrats, un administrateur peut même approuver des dépenses supplémentaires, augmentant encore les risques d’inefficacité au sein du système.
3. Proposez des pratiques positives qui ne sont pas souvent suivies.
Bien que les contrats de remboursement des coûts encouragent les entrepreneurs à fournir des listes détaillées de leurs dépenses matérielles, dans la pratique, cette exigence est rarement remplie. À moins qu’un client ne demande ces listes détaillées, un entrepreneur ne les fournira généralement pas de manière proactive. Cela signifie qu’un entrepreneur peut ne pas disposer de ces informations sur demande, ce qui ajoute encore plus d’incertitude à la relation.
4. Nécessite une supervision supplémentaire pour être efficace.
La plupart des contrats de remboursement des coûts décriront les coûts et frais spécifiques à payer dans le cadre du projet. Pour s’assurer que seules les dépenses autorisées sont compensées, les clients doivent fournir une surveillance supplémentaire du projet qu’ils ne le feraient avec d’autres structures de contrat. Cela signifie qu’il y a des coûts administratifs plus élevés qui doivent être pris en compte lors de la budgétisation pour chaque projet spécifique. Si des primes sont intégrées au contrat, un autre niveau de frais administratifs doit également être pris en compte.
5. Peut être limité dans la portée de ce qui est autorisé.
Certaines juridictions peuvent autoriser ce type de contrat uniquement dans des circonstances spécifiques. En 2006, Victoria, en Australie, a exigé que tous les contrats de construction nationaux soient un contrat à prix fixe, à moins que des circonstances spécifiques ne soient présentes pour le projet. Les constructeurs n’étaient pas autorisés à conclure un contrat de remboursement des coûts d’une valeur de 500 000 $ ou plus. Des restrictions ont également été ajoutées aux exigences du contrat. Si une estimation juste et raisonnable n’était pas fournie dans le cadre du contrat, elle ne pourrait pas être exécutée.
6. Il oblige les propriétaires à assumer tous les risques.
Les entrepreneurs reçoivent la plupart des avantages qui accompagnent ce type de contrat. C’est parce que les propriétaires sont ceux qui prennent tous les risques. Les propriétaires doivent assumer le risque d’une explosion potentielle des coûts, surtout si les termes du contrat ne sont pas très favorables. Ils courent également le risque que le travail devienne incontrôlable, même pour des raisons légitimes, sans grande incitation pour l’entrepreneur à travailler avec les propriétaires pour maximiser les économies de coûts.
Les avantages et les inconvénients d’un contrat de remboursement des coûts peuvent être avantageux pour les deux parties lorsqu’une approche éthique d’un projet est adoptée. Vous pouvez également encourager certains entrepreneurs à profiter de la structure de ce contrat pour maximiser les avantages de la couverture automatique de vos dépenses. Avant de décider de ce type de contrat, assurez-vous d’examiner toutes vos options disponibles et d’effectuer votre diligence raisonnable sur les entrepreneurs considérés.
