13 avantages et inconvénients de Microsoft Access

Microsoft Access est un système de base de données qui permet aux particuliers et aux entreprises de capturer, gérer et rapporter des données rapidement et efficacement. Il fait depuis longtemps partie de la suite de produits Microsoft Office et est inclus dans certains packages d’abonnement Office 365. Ce système est-il adapté à vos besoins ? Voici les avantages et les inconvénients de Microsoft Access à considérer aujourd’hui.

Quels sont les avantages de Microsoft Access ?

1. Il est très facile à installer et à utiliser.

L’installation de ce Microsoft Access ne prend que quelques minutes. En retour, les utilisateurs reçoivent une base de données entièrement fonctionnelle. Il ne nécessite pas non plus de programmation compliquée à utiliser, de sorte que l’utilisateur moyen d’un ordinateur peut tirer parti des informations que ce système peut collecter.

2. Il est également facile à intégrer.

Presque tout ce qui est basé sur Windows a le potentiel d’être intégré à Microsoft Access. Cela inclut SQL, Sybase et Oracle pour les tables frontales ou principales. Il est également plus facile à entretenir que d’autres systèmes qui peuvent offrir des applications de base de données plus volumineuses.

3. Offre une grande capacité de stockage.

Vous pouvez stocker plusieurs Go de données avec Microsoft Access. Il est également disponible pour de nombreux utilisateurs dans une seule application Access. Certains utilisateurs signalent que 10 utilisateurs sur un réseau accèdent à une application Access en même temps.

4. L’importation de données est simple.

Vous pouvez importer toutes les données collectées dans Microsoft Access dans à peu près le même temps qu’il faut pour l’installation initiale. Il existe également une solution de sauvegarde simple pour vos données, car Access conserve tout au même endroit.

5. Le coût est un réel avantage.

Non seulement Microsoft Access est souvent plus abordable que les systèmes de bases de données plus volumineux, mais il peut également être essentiellement gratuit pour certaines entreprises. Comme il est inclus dans la suite professionnelle de produits Office, de nombreuses petites entreprises l’ont déjà et ne l’utilisent tout simplement pas pour le moment. Les avantages financiers s’appliquent également aux frais de consultation lorsque des problèmes avec le programme peuvent survenir.

6. Peut être placé sur un site Web pour un accès utilisateur à distance.

Bien que vous ayez toujours des limitations de connexion simultanée lorsque vous avez un accès utilisateur à distance, vous serez en mesure de fournir un contrôle et des fonctionnalités complets afin que le télétravail devienne une option viable pour les administrateurs de base de données.

Quels sont les inconvénients de Microsoft Access ?

1. C’est un système de base de données fini.

Il y a un mur qui peut éventuellement être atteint lorsqu’il s’agit de saisir des informations dans cette base de données. Pour les utilisateurs de données plus volumineuses, Microsoft Access peut entraîner des limitations que d’autres programmes de base de données peuvent ne pas avoir simplement parce qu’il existe une limite de taille de fichier.

2. Toutes les données sont enregistrées dans un seul fichier.

Pour les fichiers qui sont fermés à la taille maximale autorisée par ce programme de base de données, le format de fichier unique ralentit les performances du programme. La génération et le partage des rapports peuvent prendre quelques minutes. Les requêtes et les formulaires peuvent même provoquer des problèmes de plantage sur certains ordinateurs.

3. Les données multimédias sont difficiles à incorporer dans Microsoft Access.

Cela est dû au problème de l’enregistrement d’un fichier. Les données multimédia ont tendance à occuper beaucoup d’espace, ce qui signifie que quelques fichiers seulement peuvent ralentir les performances de la base de données.

4. Les transactions urgentes sont difficiles à capturer dans Microsoft Access.

Si vous générez des données qui doivent être utilisées ou diffusées immédiatement, cette base de données peut ne pas vous convenir. Considérez Access comme une base de données à long terme pour l’exploration de données et l’évaluation de métriques.

5. Il peut y avoir des problèmes de sécurité.

Si votre base de données doit être protégée par des protocoles de sécurité de base de données étendus, Access n’est peut-être pas la meilleure option. Vous pouvez éviter ce problème en utilisant Access sur le front-end d’un serveur SQL, mais toutes les entreprises n’ont pas besoin de ce niveau d’infrastructure et créent toujours des données sensibles pour les protéger.

6. Divers systèmes d’exploitation Windows peuvent corrompre votre base de données.

Vous pouvez utiliser plusieurs systèmes d’exploitation Windows différents dans une entreprise, de Windows 98 à l’actuel Windows 10. Lorsque vous partagez une base de données Access avec des utilisateurs O/S mixtes, vous pouvez corrompre les informations collectées.

7. Il y a encore une courbe d’apprentissage à suivre.

Microsoft Access a une conception relationnelle relativement médiocre, ce qui peut rendre difficile pour certains utilisateurs d’apprendre à utiliser ou à accéder aux formulaires de base de données. Les contrôles et les formulaires peuvent également être difficiles à personnaliser ou à adapter à certains besoins, et en général, il doit y avoir une compréhension de base du langage de programmation SQL pour avoir les meilleures chances de succès.

Les avantages et les inconvénients de Microsoft Access montrent qu’il s’agit d’un système efficace de collecte et de gestion des données. Si vous pouvez prendre le temps de l’apprendre, vous constaterez probablement qu’il deviendra l’une des ressources les plus utiles disponibles aujourd’hui.