Dans le monde de l’intranet, SharePoint règne. Il joue aujourd’hui un rôle dominant dans certaines des plus grandes entreprises, ce qui signifie que de nombreux travailleurs l’utilisent comme une expérience intranet. Si vous l’avez utilisé dans le passé, vous avez peut-être eu l’impression que beaucoup pensaient que les inconvénients de SharePoint l’emportaient sur les quelques avantages qu’il offrait. Cependant, avec les mises à jour que Microsoft a apportées à ce système, il y a des avantages et des inconvénients supplémentaires à évaluer.
Les avantages de SharePoint
1. Offre une accessibilité au cloud.
Cela permet aux utilisateurs de l’intranet d’être plus collaboratifs entre eux en termes de documentation. Les éléments peuvent être téléchargés sur le cloud via le portail intranet, accessibles aux utilisateurs autorisés et peuvent être à nouveau enregistrés par d’autres utilisateurs si nécessaire. Le résultat final est une productivité accrue au sein de l’organisation, tandis que le nombre de documents imprimés peut être réduit.
2. Il existe des fonctions d’accès mobile.
La version 2010 de SharePoint était censée avoir d’énormes capacités mobiles et elle n’a pas atteint ses objectifs. Les attentes discutées en 2010 ont finalement été comblées avec la dernière version de cet intranet. L’accès mobile expérimenté a été considérablement amélioré afin que les travailleurs puissent accéder aux données dont ils ont besoin où qu’ils se trouvent. Il permet même aux utilisateurs d’accéder à l’intranet même lorsqu’ils sont sur le terrain.
3. Il existe des options de médias sociaux disponibles.
Dans les versions précédentes de SharePoint, il n’y avait pratiquement pas d’options de médias sociaux disponibles. Cela a été corrigé avec la dernière version, qui permet aux employés d’interagir plus facilement les uns avec les autres. Les groupes, les équipes et les personnes clés peuvent être reliés entre eux via l’intranet afin que la documentation, les messages ou les besoins puissent être transmis plus rapidement.
4. Permet l’intégration de MS Office.
Aujourd’hui, de nombreuses entreprises utilisent les produits logiciels MS Office pour répondre à leurs besoins de gestion. Contrairement aux autres plates-formes intranet, les outils créés et enregistrés via MS Office sont instantanément compatibles avec SharePoint. Il y a aussi l’inclusion de magasins d’applications dans cette solution intranet, qui offre la possibilité d’avoir des applications personnalisées qui personnalisent l’expérience utilisateur pour l’entreprise.
5. Il est plus facile de marquer que jamais.
Bien que Microsoft déconseille certaines modifications à la plate-forme, la possibilité d’ajouter une image de marque à la conception de base est assez facile à faire. Il est également facile de modifier l’apparence de vos pages intranet si vous n’êtes pas aussi intéressé par l’expérience classique en noir et blanc qu’offre généralement SharePoint. Cela crée une meilleure apparence du produit final qui peut créer une meilleure réception globale pour ceux qui l’utilisent pour leurs besoins de travail.
6. Les options de sécurité sont bien meilleures.
Microsoft a considérablement amélioré les protocoles d’authentification et d’autorisation dans SharePoint afin que l’accès des utilisateurs puisse être complètement individualisé. Cela signifie que les travailleurs peuvent avoir accès à toutes les zones de l’intranet dont ils ont besoin et à rien d’autre. Même les utilisateurs qui savent très bien modifier leurs niveaux d’accès auront du mal à se rendre là où ils n’appartiennent pas grâce aux améliorations qui ont été apportées dans ce domaine.
Les inconvénients de SharePoint
1. Il existe des mises en garde contre la personnalisation.
SharePoint peut avoir ajouté des options de personnalisation pour ceux qui implémentent ce système intranet, Microsoft déconseille fortement que cela se produise. La facilité de personnalisation avec des mises en page personnalisées, en particulier du point de vue de la page d’accueil, peut aider les entreprises à mieux adapter leur expérience intranet aux travailleurs individuels. Ne dites simplement pas à Microsoft si vous envisagez de le faire et vous prévoyez d’avoir des erreurs imprévues si les options de mise en page sont modifiées.
2. Les options de recherche nécessitent beaucoup de personnalisation interne.
La plupart des personnes qui utilisent SharePoint seront très déçues de l’expérience de recherche. Comparé à la rapidité avec laquelle les gens peuvent trouver des fichiers perdus sur un PC moyen aujourd’hui, la recherche sur l’intranet est au mieux difficile. Les professionnels de l’informatique en interne doivent également passer beaucoup de temps à personnaliser la plate-forme pour la rendre utile, ce qui représente souvent un coût imprévu. Pour les entreprises sans assistance informatique, le coût de l’externalisation du besoin ou de l’embauche de quelqu’un peut être une dépense étonnamment élevée.
3. Les réseaux sociaux sont séparés du reste de l’intranet.
Pour partager via l’intranet ou obtenir des mises à jour, les utilisateurs doivent naviguer en dehors de l’intranet principal pour lire leurs sources d’actualités ou accéder à leurs sites préférés. L’expérience utilisateur dans ce domaine peut être au mieux difficile et au pire non fonctionnelle, ce qui signifie que les avantages constatés dans l’expérience sociale nécessitent souvent une formation approfondie pour que les travailleurs moyens comprennent comment y accéder. . C’est mieux que rien, mais cela pourrait encore être considérablement amélioré.
4. Les fonctions des sites Web publics ne sont plus prises en charge.
Pour les clients qui découvrent SharePoint, ils seront confrontés à un problème unique. Il n’y a plus de support pour les sites Web publics via cette plate-forme intranet. Cela signifie que les nouveaux utilisateurs sont obligés de se tourner vers un fournisseur externe pour répondre à ce besoin, et au mieux la qualité de ce fournisseur localement peut être discutable. Le coût imprévu de ce changement peut également être très problématique pour certaines petites entreprises. Pour certaines petites entreprises, cela pourrait même devenir un facteur de rupture.
5. Les applications disponibles sont difficiles à utiliser et sont souvent isolées et lourdes.
À bien des égards, l’ajout d’applications à SharePoint ressemble à une réflexion après coup plutôt qu’à une partie des mises à jour de conception. C’est comme si quelqu’un disait : « Tout le monde utilise des applications avec leurs plates-formes cloud, nous devrions donc probablement le faire aussi. » L’essentiel est qu’il faut beaucoup de travail pour faire quelque chose au-delà des bases avec cette solution intranet et cela peut rendre l’utilisation difficile pour certaines petites entreprises.
6. Il ne peut pas être déployé dans un petit environnement.
Si vous avez un petit environnement intranet, vous avez une garantie à 100 % : vous ne pourrez pas utiliser toutes les capacités de SharePoint. Vous aurez besoin d’un serveur de workflow séparé et d’un serveur OWA séparé pour profiter de ce que cette solution a à offrir. Il existe un grand potentiel de prolifération qui n’est pas géré si la gouvernance et la planification d’une installation SharePoint ne sont pas soigneusement prises en compte.
Les avantages et les inconvénients de SharePoint montrent que cette solution intranet de Microsoft a parcouru un long chemin au cours de la dernière décennie. C’est devenu un outil très utile plutôt que quelque chose de plus frustrant qu’autre chose. Les inconvénients montrent qu’il reste encore du travail à faire, mais dans l’ensemble, il est bien meilleur que jamais et idéal pour les entreprises, grandes et petites.
