11 meilleurs logiciels de gestion de documents (Avis)

Les documents et les fichiers sont une partie essentielle de votre entreprise.

Que vous dirigiez une grande organisation, une petite entreprise ou même que vous travailliez à domicile, il est probable que vous créiez beaucoup de documents. Une fois que vous avez créé ces documents, vous devez les garder en sécurité et organisés pour vous assurer qu’ils sont facilement accessibles par votre équipe et vos clients.

Pour simplifier les choses, vous pouvez utiliser un logiciel de gestion de documents.

Le besoin de ces outils augmente et le marché mondial des logiciels de gestion de documents devrait atteindre 11,06 milliards de dollars d’ici 2028.

Ces outils sont de plus en plus populaires, et pour cause.

Ils vous aident à garder les fichiers organisés et sécurisés pour assurer une collaboration transparente entre toutes les parties prenantes. Ils facilitent également le téléchargement, le téléchargement ou simplement l’accès aux fichiers à partir de n’importe quelle plate-forme, appareil ou navigateur Web.

Pour vous aider à prendre la bonne décision, j’ai classé et passé en revue les meilleurs logiciels de gestion de documents. Ces examens sont basés sur ses fonctionnalités clés, sa facilité d’utilisation, ses intégrations, le cycle de vie des documents, les formats de fichiers, l’automatisation des flux de travail, les plans tarifaires, etc.

Commençons.

Quel est le meilleur logiciel de gestion de documents ?

Voici mes meilleurs choix pour le meilleur logiciel de gestion de documents à utiliser cette année.

1. Boîte de dépôt.

Le meilleur logiciel de gestion de documents Dropbox

Dropbox est l’un des systèmes de gestion de documents tout-en-un les plus populaires disponibles. Il permet la gestion des actifs numériques pour les documents traditionnels et multimédias. Il vous permet également de modifier les documents et les modifications sont visibles en temps réel pour les autres utilisateurs.

Avec de nouvelles fonctionnalités telles que la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour convertir des images en texte et des tonnes d’intégrations d’applications tierces, vous ne pouvez pas vous tromper avec Dropbox.

Caractéristiques principales:

  • Outil de transfert de compte – Vous permet de transférer en toute sécurité des fichiers entre plusieurs utilisateurs en cas de réorganisation ou de changement de responsabilités.
  • Dropbox Showcase – Affichez tout votre travail sur des pages gérées par des professionnels et suivez les utilisateurs qui interagissent avec vos fichiers.
  • Intégration d’applications tierces : Dropbox offre une forte intégration avec plus de 3 000 000 d’applications connectées.
  • Support en direct – Leur support en direct offre un service solide par e-mail, chat et appels téléphoniques.

Avantages:

  • Offre une fonction d’effacement à distance pour effacer instantanément vos fichiers des appareils volés et des comptes piratés pour protéger les données
  • Vous permet de surveiller l’activité de votre équipe via le panneau d’administration
  • Fournit un accès temporaire via des liens expirant et désactive les téléchargements de liens.
  • Il vous aide à récupérer les fichiers supprimés en restaurant la version précédente du fichier
  • Synchronise entre les appareils et les plates-formes
  • Il est livré avec une fonctionnalité appelée « gestionnaire de dossiers d’équipe » pour vous aider à gagner en contrôle et en visibilité sur les dossiers d’équipe.
  • Offre une multitude de plans de stockage flexibles

Les inconvénients:

  • La version mobile n’est pas aussi facile à utiliser que la version de bureau
  • Les téléchargements peuvent être lents

Des prix:

Leurs plans Standard et Advanced coûtent respectivement 12,50 $ et 20 $ par mois. Les tarifs de votre forfait Entreprise sont disponibles sur demande.

2. Zoho Docs.

Logiciel de gestion de documents populaire de Zoho Docs

Zoho Docs est un autre logiciel de gestion de documents populaire sur cette liste. Il vous permet de stocker et de gérer tous vos fichiers dans le cloud en toute sécurité. Il offre également de puissants outils de collaboration, notamment le partage de groupe et la synchronisation bidirectionnelle, pour vous aider à travailler efficacement avec des clients et des employés distants.

Caractéristiques principales:

  • Stocker des documents – Permet aux utilisateurs de stocker facilement des fichiers volumineux, y compris des vidéos, des dossiers et même des bases de données entières.
  • E-mail – envoyez instantanément des documents depuis votre e-mail ou votre scanner vers un compte cloud sans vous connecter.
  • Organisation propre – Créez facilement des dossiers et des sous-dossiers pour une catégorisation de fichiers propre en fonction du projet, du rôle et des types de fichiers.
  • Synchronisation bidirectionnelle : vous pouvez travailler en ligne ou hors ligne sur votre bureau ; les fichiers sont automatiquement mis à jour une fois que vous êtes de nouveau en ligne.

Avantages:

  • Vous permet de transférer un grand nombre de dossiers sans gâcher la commande
  • Créez des sauvegardes de fichiers automatiques pour éviter la perte de données
  • Vous permet de télécharger des fichiers en masse
  • Vous permet de créer un groupe pour partager des fichiers avec plusieurs utilisateurs en même temps
  • Proposez un chat intégré à l’application pour collaborer avec différents membres de l’équipe.
  • Définissez des rappels et des tâches pour gérer et déléguer le travail entre les équipes.
  • Enregistrez vos fichiers sur différents serveurs dans plusieurs emplacements
  • Fournit une sécurité stricte en cryptant les fichiers via une clé 2048 bits basée sur RSA construite via Perfect Forward Secrecy (PFS)
  • Offre une fonction de piste d’audit pour garder une trace des modifications apportées par d’autres utilisateurs
  • Il vous permet de le personnaliser en fonction de vos exigences de marque.
  • Offre une version gratuite pour jusqu’à 5 utilisateurs

Les inconvénients:

  • L’interface utilisateur a l’air basique et datée
  • Le temps de chargement de l’application est lent.

Des prix:

Leurs forfaits payants commencent à partir de 5 $ par mois et plus. Vous bénéficiez également d’un essai gratuit de 15 jours.

3. eFileCabinet.

Image de couverture par eFileCabinet

eFileCabinet est un autre puissant système de gestion de documents (DMS) qui vous aide à numériser et à créer instantanément des fichiers numériques. Il vous permet également d’envoyer un seul fichier dans plusieurs formats avec des liens protégés par mot de passe et de catégoriser et localiser facilement les fichiers.

Caractéristiques principales:

  • Recherche puissante : permet une recherche en texte intégral pour trouver n’importe quel fichier situé dans n’importe quel dossier. Il organise, reconnaît, nomme et stocke automatiquement tous les documents en utilisant les informations présentes dans les fichiers.
  • Gestion du flux de travail – Passez facilement en revue votre instantané de flux de travail de document. Il vous permet également de jeter un œil à des étapes spécifiques du flux de travail.
  • Modèles intégrés – Tirez parti des modèles pour la structure de dossiers que vous souhaitez conserver dans l’ensemble de votre système. Vous pouvez également créer des documents avec des noms prédéfinis.
  • Demandes de fichiers – Autorisez les clients et les employés distants à télécharger des fichiers sur le système à distance via l’accès invité en tirant parti de sa fonction de demande de fichier.

Avantages:

  • Vous permet de définir la gouvernance des dossiers, des armoires et des tiroirs individuels
  • Vous pouvez envoyer une demande de signature électronique à n’importe qui pour n’importe quel document
  • Vous permet de conserver une piste d’audit distincte pour les documents signés afin d’assurer la conformité et la sécurité.
  • Fournit une application de bureau facile à utiliser.
  • Importez des e-mails et des pièces jointes dans un dossier prédéfini
  • Offre un support technique réactif
  • Il est équipé d’applications mobiles Android et iOS
  • Vous permet de télécharger des documents directement depuis l’appareil photo
  • Tirez parti de l’authentification à deux facteurs et des autorisations basées sur les rôles pour une sécurité renforcée
  • Chiffrement du stockage de bout en bout et partage de fichiers
  • Fournit une intégration avec des applications tierces, y compris Salesforce et Microsoft Office

Les inconvénients:

  • Pourrait être plus facile à utiliser

Des prix:

Leurs plans d’abonnement commencent à 15 $ par mois et vont jusqu’à 199 $ par mois. Vous bénéficiez également d’une démo gratuite.

4. Tiroir numérique.

Image du couvercle du tiroir numérique

Digital Drawer est un choix privilégié pour les entreprises de taille moyenne dans le commerce de détail, la fabrication et l’éducation, entre autres. Il est capable de numériser et de stocker instantanément des documents et offre un stockage de documents sur site pour une couche de sécurité supplémentaire.

Caractéristiques principales:

  • Organisation des documents – Organisez facilement tous vos documents dans un emplacement central avec une structure de fichiers/dossiers Windows familière. Il vous permet également de stocker des fichiers dans plusieurs armoires pour une séparation facile.
  • Flexible – Combinez facilement des documents ou ajoutez des pages à des documents existants. Vous pouvez également réétiqueter des documents avec des index différents.
  • Importation facile – Profitez du glisser-déposer, du copier-coller et de la numérisation ou de l’importation pour importer facilement des fichiers directement sur le lecteur.
  • Sécurité : offre une sécurité puissante pour tous les documents grâce au cryptage AES-128 bits. Vous pouvez également profiter de la piste d’audit pour suivre les modifications apportées à n’importe quel document.

Avantages:

  • Personnalisez instantanément les classeurs pour les besoins spécifiques de votre entreprise
  • Profitez du contrôle de version pour accéder aux anciennes versions du même fichier
  • Avec la recherche par mot-clé et texte, vous pouvez facilement trouver des fichiers stockés dans n’importe quel dossier sur le lecteur
  • Vous permet d’imprimer des documents directement depuis l’unité
  • Capturez et importez plusieurs documents en même temps
  • Synchronisez les modifications apportées aux fichiers à partir de n’importe quel appareil.
  • Collaborez facilement avec différentes parties prenantes en examinant les modifications apportées au fichier en temps réel
  • Offrez un essai gratuit

Les inconvénients:

  • Offre des fonctionnalités limitées
  • Ne convient pas aux grandes organisations

Des prix:

Vous pouvez acheter une licence utilisateur unique du logiciel à un coût unique de 1 200 $ ou vous pouvez opter pour leur plan d’abonnement de 500 $ / an.

5. FileHold.

Logiciel FileHold d'entreprise

FileHold est une solution de gestion de documents commerciaux (DMS) abordable et facile à installer. Vous pouvez facilement numériser, stocker et indexer des documents via le logiciel. Pour assurer une sécurité absolue, vous pouvez également installer le logiciel sur votre serveur local.

Caractéristiques principales:

  • Formulaires électroniques – Extrayez facilement des informations de métadonnées à partir de formulaires électroniques en tirant parti des outils Microsoft Word standard disponibles dans les formulaires Office ou PDF.
  • Courrier : Il s’agit d’une méthode sécurisée d’envoi de documents qui envoie également une preuve de livraison. Il notifie également les destinataires par e-mail avec un lien vers le document.
  • Gestion des fichiers – Vous permet d’être plus efficace en différenciant vos tâches quotidiennes et en faisant de la gestion des fichiers un processus efficace.
  • Numérisation et imagerie – Passez au papier en numérisant et en imagerie directement à partir de documents à envoyer à différents utilisateurs à travers le monde.

Avantages:

  • Offre un support pour plusieurs navigateurs
  • Livré avec un logiciel pour smartphone capable de gérer facilement tous les documents
  • Il est équipé d’une recherche avancée de type Google qui exploite les métadonnées du document pour vous aider à trouver des résultats pertinents.
  • Vous pouvez l’intégrer efficacement à Microsoft Office pour permettre un accès direct à des outils tels que Outlook, Word, PowerPoint, Excel et Visio
  • Gérez facilement les documents les plus récents et les archives grâce à des politiques avancées de conservation et de suppression
  • Tirez parti de la capacité d’enregistrement / d’extraction pour éviter d’écraser tout en travaillant sur un document particulier
  • Créer des dossiers virtuels pour une agrégation infinie de fichiers
  • Il vous permet de travailler sur des documents hors ligne et toutes les modifications seront enregistrées une fois que vous serez de nouveau en ligne.
  • Offre la gestion de contenu d’entreprise (ECM) et l’archivage

Les inconvénients:

  • Si vous êtes débutant, vous aurez peut-être du mal à comprendre ses fonctionnalités.
  • L’interface utilisateur n’est pas conviviale.

6. Localisateur de documents.

Localisateur de documents

Document Locator offre une intégration Windows puissante et un hébergement cloud efficace pour une gestion pratique des fichiers. Certaines de ses fonctionnalités les plus impressionnantes incluent le contrôle de version, la numérisation sans papier, le contrôle des documents, la gestion des e-mails, etc.

Caractéristiques principales:

  • Numérisation – Document Locator vous permet de convertir facilement des documents papier en fichiers entièrement consultables. Vous pouvez également effectuer une capture de document et comprendre des faits importants sur le document en tant que métadonnées de fichier.
  • Workflows automatisés – Offre une variété de fonctionnalités de workflow, notamment des délais d’attente, des processus basés sur les rôles, des points de contrôle qualité et des modèles de notification personnalisables, entre autres.
  • Options de recherche : vous pouvez rechercher des fichiers via plusieurs fonctionnalités, notamment la recherche rapide, la recherche avancée, la recherche avancée ou la recherche dans ma liste de distribution.
  • Approbation des documents – Capturez facilement l’approbation des documents électroniques pour garantir la transparence et la conformité. Il prend également en charge les étapes d’approbateur unique et les étapes d’approbateur multiples complexes.

Avantages:

  • Vous permet de capturer les métadonnées des fichiers numérisés de zones, de couvertures, de codes-barres ou de les sélectionner individuellement à l’écran à l’aide de l’aperçu dans Document Pro
  • Offre la prise en charge du navigateur, de l’appareil et de la plate-forme.
  • Améliorez la flexibilité des processus grâce aux options de délégation.
  • Vous pouvez automatiser les opérations centrées sur les documents pour éviter la répétabilité et améliorer l’efficacité des opérations.
  • Examiner un exemple de flux de travail défini pour un meilleur contrôle de la qualité
  • Vous permet de suivre l’état des étapes de révision et d’approbation des documents.
  • Rappels et notifications automatiques rationalisent le processus d’approbation des documents
Les inconvénients:
  • L’interface utilisateur est un peu bâclée.
  • Offre une formation qui n’est offerte que quelques fois par an

Des prix:

Leurs prix de licence varient de 250 $ à 400 $.

7. HighTail.

HighTail

HighTail permet une gestion des documents plus intuitive et conviviale. De plus, il permet aux professionnels de la création de partager facilement des fichiers volumineux, notamment des fichiers vidéo, artistiques, de conception, de photographie et de présentation, entre autres.

Caractéristiques principales:

  • Aperçu haute résolution : vous pouvez prévisualiser ou diffuser des fichiers volumineux sans les télécharger.
  • Conversation en temps réel : les individus ou les équipes peuvent recevoir des e-mails, des mises à jour du projet et des commentaires en temps réel.
  • Annotations à main levée – Vous permet de revoir les fichiers en dessinant une boîte à main levée, une flèche, une ligne ou une forme pour marquer les fichiers multimédias.
  • Comparaison de version : vous pouvez profiter de la comparaison de version parallèle des fichiers sur le même écran pour évaluer facilement les modifications et fournir des commentaires.

Avantages:

  • Il permet aux utilisateurs de donner des commentaires plus clairs via un commentaire direct sur le fichier, ce qui entraîne moins de résultats et un meilleur produit final.
  • Rationalise et consolide le processus créatif pour réduire le temps de mise sur le marché
  • Les destinataires n’ont pas besoin d’un compte pour les contrôles d’accès pour afficher les fichiers partagés
  • Il est livré avec un cryptage AES 256 bits, ainsi que des offres de sécurité de niveau entreprise pour assurer une sécurité renforcée sur l’ensemble du système.
  • Fournit une fonction de « suivi des envois » pour savoir quand les fichiers sont livrés et téléchargés
  • Afficher plusieurs fichiers à la fois via des dossiers visuels
  • Il propose une version gratuite pour les particuliers.

Les inconvénients:

  • Les liens partagés expirent trop vite
  • La fonction de recherche n’est pas facile à utiliser.

Des prix:

Leurs forfaits premium commencent à 12 $ par mois et vont jusqu’à 36 $ par mois.

8. Entreprise Evernote.

Evernote Business est sans aucun doute l’un des outils de gestion de fichiers les plus populaires. Vous aide à créer et partager facilement des notes et des fichiers pour créer un lieu de travail plus intelligent et plus productif. Toutes ses fonctionnalités sont principalement axées sur l’amélioration de la productivité de l’entreprise.

Caractéristiques principales:

  • Améliorez la productivité – Les équipes peuvent efficacement collecter, classer et partager des idées pour améliorer la productivité.
  • Web Clipper – Stockez instantanément des captures d’écran du site Web dans votre compte EverNote. Vous pouvez facilement enregistrer toutes les informations utiles en ligne et les retrouver coupées lorsque vous en avez besoin.
  • Modèles intégrés : vous pouvez profiter des modèles intégrés d’Evernote pour gagner du temps et des efforts tout en répondant à des besoins spécifiques. Les modèles faciles à installer sont hautement personnalisables et vous pouvez même les utiliser à l’infini.
  • Intégration étendue – Offre une intégration étendue avec des applications tierces telles que Gmail, Outlook, Salesforce, Google Drive et Slack, entre autres.

Avantages:

  • Recadrez les captures d’écran pour capturer les informations dont vous avez besoin
  • Offre plusieurs raccourcis clavier pour améliorer votre efficacité
  • Vous permet de modifier des fichiers et des comptes en temps réel
  • Il vous permet également de rechercher des notes manuscrites, des images de tableau blanc et des images numérisées.
  • Il est capable d’identifier 11 langues manuscrites et 28 langues dactylographiées.
  • Evernote for Business prend également en charge Penultimate pour iPad
  • Vous permet de numériser des documents physiques et de les conserver en tant que fichiers sécurisés

Les inconvénients:

  • L’organisation des articles n’est pas exempte d’erreurs
  • La synchronisation de fichiers plus volumineux est un peu lente

Des prix:

Les forfaits payants commencent à 14,99 $ par mois, par utilisateur.

9. Feuille intelligente.

Gestion de projet Smartsheet transparente

Smartsheet est un choix commercial pour une gestion de projet, un partage de fichiers et une collaboration transparents. L’une de ses principales caractéristiques est qu’il offre une intégration étendue avec des applications tierces, notamment Google Apps, Box, Salesforce, Dropbox, Zapier, etc.

Caractéristiques principales:

  • Modèles prédéfinis – Propose des modèles prédéfinis pour vous aider à définir les flux de travail et les processus métier beaucoup plus facilement.
  • Collaboration de contenu – Surveillez facilement la progression de la production à partir de votre feuille, attribuez des tâches, tirez parti des rappels automatisés, permettez aux autres utilisateurs de revoir le contenu et fournissez des commentaires détaillés via des annotations épinglées.
  • Hautement sécurisé : Smartsheets exploite la redondance des données multi-sites, l’hébergement Equinix et les installations AWS pour garantir la sécurité de vos documents.
  • Automatisation : vous pouvez automatiser les processus répétitifs en demandant des approbations ou en envoyant des alertes et des mises à jour.

Avantages:

  • Vous permet de combiner des itinéraires conditionnels et plusieurs actions pour automatiser facilement vos flux de travail
  • Il permet une collaboration efficace en mettant à jour les données en temps réel dans différentes applications.
  • Remplacez ou combinez facilement les données des feuilles de calcul Excel, des fichiers CSV et des feuilles de calcul Google dans Smartsheet
  • Fournit une interface utilisateur glisser-déposer facile à utiliser pour personnaliser votre tableau de bord
  • Fournit un accès en temps réel sur votre smartphone via les applications iOS et Android
  • Permet aux utilisateurs tiers de consulter des fichiers et des documents

Les inconvénients:

  • Vous devez faire beaucoup d’efforts pour apprendre sa longue liste de fonctionnalités.

Des prix:

Le prix standard commence à 14 $ par mois. Pour les plans d’affaires avec des fonctionnalités plus avancées, vous devez contacter le fournisseur.

10. Un hub.

Image de couverture OneHub

Onehub est un autre puissant logiciel de gestion de documents de cette liste. Il offre un téléchargement de fichier facile avec sa fonction glisser-déposer. De plus, il permet aux utilisateurs de contrôler les versions, d’organiser les fichiers dans des sous-dossiers et de les partager en toute sécurité.

Caractéristiques principales:

  • Téléchargez facilement des fichiers – Téléchargez instantanément des fichiers par glisser-déposer. Il permet également le contrôle automatique de la version des fichiers, l’organisation basée sur les dossiers et la passerelle FTP sécurisée pour les téléchargements en masse.
  • Personnalisation – Personnalisez facilement les pages, le logo et les thèmes de couleurs de l’application en fonction de vos besoins en matière de marque. Vous pouvez également ajouter un domaine personnalisé et une marque blanche à votre compte.
  • Fonctionnalités de sécurité – Profitez d’une multitude de fonctionnalités de sécurité, notamment des autorisations basées sur les rôles, des délais d’expiration de session, des pistes d’audit et une authentification à deux facteurs pour assurer la sécurité de vos données.
  • Aperçu : prévisualisez facilement les fichiers et les documents sans les télécharger sur un navigateur ou un appareil mobile.

Avantages:

  • Vous permet de contacter le contributeur pour approuver ou réviser ses fichiers
  • Offre une intégration transparente avec Google Drive et OneDrive
  • Vous permet d’envoyer des messages pour communiquer avec tous les membres de l’équipe.
  • Suivez l’activité pour voir qui publie quoi et quand
  • Publiez des commentaires dans des dossiers pour un partage facile des commentaires
  • Profitez des pistes d’audit pour révoquer instantanément l’accès chaque fois que vous voyez quelque chose de suspect
  • Appliquez facilement une politique de mot de passe complexe

Les inconvénients:

  • L’interface utilisateur semble un peu datée
  • Vous ne pouvez pas créer de sous-groupes d’utilisateurs

Des prix:

Leurs forfaits payants commencent à 12,50 $ par mois et vont jusqu’à 500 $ par mois.

11. InfoRouter.

Outil de gestion de documents InfoRouter

InfoRouter est un autre outil de gestion de documents qui peut vous aider à gérer facilement tous vos documents. Cependant, vous devez l’installer côté serveur sans aucun composant côté client. La bonne nouvelle est qu’il est hautement évolutif et peut exploiter jusqu’à 100 serveurs pour partager la charge de travail.

Caractéristiques principales:

  • Gestion des enregistrements : gérez en toute sécurité les enregistrements stratégiques en envoyant des documents à des flux de travail prédéfinis et en suivant leur statut en temps réel.
  • Rapports – Obtenez un rapport consolidé des événements qui se produisent quotidiennement.
  • Multilingue – Offre une prise en charge multilingue dont vous pouvez profiter pour recevoir des notifications par e-mail.
  • Hot Folders – Importe automatiquement les données des dossiers surveillés dans des dossiers infoRouter prédéfinis.

Avantages:

  • Vous permet de convertir des images en fichiers PDF
  • Vous pouvez créer un nombre illimité de dossiers.
  • Permet la création de plusieurs dossiers racine.
  • Prend en charge HTTPS et SSL
  • Vous permet de personnaliser les modèles de courrier électronique et de texte
  • Prend en charge l’historique de classification et les documents classifiés

Les inconvénients:

  • Le chargement de gros fichiers est un peu lent
  • L’interface utilisateur est complexe

Des prix:

Son prix est disponible sur demande.

Les autres outils qui n’ont pas encore été examinés pour cette liste incluent Docuware, M-Files et SharePoint.

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de documents ?

Avec le passage des entreprises en ligne, les logiciels de gestion de documents attirent beaucoup d’attention ces derniers temps.

En termes simples, ce sont des programmes informatiques utilisés pour organiser, indexer, stocker, gérer et suivre des documents au format numérique. En outre, ils vous aident à convertir assez facilement des documents en formats numériques à l’aide de scanners.

Traiter une grande quantité de données est assez difficile, surtout lorsque le document est sous sa forme physique.

En fait, une grande partie de la productivité de l’entreprise est perdue simplement en surmontant les problèmes de documentation. Une fois convertis en formats électroniques, les documents sont plus faciles à parcourir. En fin de compte, vous passez moins de temps à les rechercher et pouvez vous concentrer davantage sur les informations minières.

Comment utilisez-vous un logiciel de gestion de documents ?

Les outils de gestion de documents sont assez faciles à utiliser. La plupart des étapes se chevauchent, quel que soit le logiciel que vous utilisez.

Passons en revue les étapes pratiques avec l’aide d’Evernote Business.

Visitez le site Web et créez votre compte et remplissez les détails nécessaires s’il s’agit d’un compte professionnel.

Page de connexion Evernote

Vous pouvez vous connecter et commencer à créer du contenu immédiatement. Evernote prend en charge une variété de documents, notamment des photos, des feuilles de calcul, des articles, des chronologies et des notes. La plupart des outils logiciels de gestion de documents autorisent également ces documents.

Vous pouvez alors commencer à ajouter des utilisateurs à votre compte professionnel. Cliquez simplement sur l’icône sur le côté gauche qui dit « Ajouter des utilisateurs ». Vous pouvez leur envoyer des invitations par e-mail et leur demander de s’inscrire.

Ajouter des utilisateurs Evernote

Une fois que vous avez ajouté un utilisateur, vous pouvez voir le référentiel central des données et des informations. Ici, on l’appelle le répertoire de l’espace. Vous pouvez également leur donner accès pour apporter des modifications et des changements au référentiel.

Evernote vous permet également de prendre des notes, de configurer des discussions professionnelles, de créer des raccourcis et des étiquettes, de numériser des documents et de collaborer en temps réel avec vos collègues.

Que devriez-vous rechercher dans un système de gestion de documents ?

Bien que vos options et préférences varient en fonction de vos documents commerciaux et de vos besoins, voici quelques-unes des fonctionnalités de base dont vous aurez toujours besoin :

1. Fichiers.

Le logiciel doit vous permettre d’archiver vos documents dans un référentiel central, pour un accès facile et une récupération immédiate des informations, par exemple Zoho Docs.

2. Intégration poussée.

Les logiciels de gestion de documents doivent permettre une intégration simple et étendue avec des applications tierces telles que Gmail, Outlook, Salesforce, Google Drive, etc. Aide à l’échange fluide de documents. Evernote Business est un excellent exemple.

3. Téléchargement en masse.

Les scénarios commerciaux impliquent de nombreux documents. Il est difficile et lent de les gravir un à un. Par conséquent, vous devez choisir un outil de gestion de documents qui permet le téléchargement en masse de documents.

4. Sécurité des documents.

Les entreprises utilisent des outils de gestion de documents pour gérer et stocker des documents confidentiels et classifiés. La compromission de ces données a souvent des conséquences considérables pour les entreprises et pourrait même menacer leur existence. C’est pourquoi il est nécessaire de choisir un outil de gestion de documents comme Digital Drawer pour assurer une sécurité puissante des données.

5. Aperçus haute résolution.

Lorsque vous utilisez un outil de gestion de documents, vous ne devriez pas avoir à télécharger un document à chaque fois que vous souhaitez le consulter. Le logiciel doit permettre des aperçus haute résolution quand vous le souhaitez.

Il ne s’agit pas d’une liste holistique de fonctionnalités. Les utilisateurs recherchent de nombreux autres attributs essentiels, notamment un large éventail de modèles, des discussions en temps réel, un niveau d’automatisation autorisé, une fonction de gestion des enregistrements, etc.

Résumé analytique.

Ce sont quelques-uns des meilleurs logiciels de gestion de documents disponibles. Avec cette transformation numérique, l’époque des documents papier est révolue. Le stockage en nuage est clairement la meilleure option. Cependant, tous ces outils ont des ensembles de capacités et de PVU différents.

Par conséquent, il n’est pas correct de déclarer un gagnant clair – votre sélection devrait dépendre uniquement de vos besoins et de votre budget.

Par exemple, si vous recherchez une solution gratuite / abordable mais fiable, EverNote Business pourrait être une excellente option. Cependant, si votre budget est limité et que vous avez besoin d’une solution d’entreprise avec des fonctionnalités plus avancées, vous pouvez opter pour Smartsheet.

Examinez attentivement les différents outils et leurs fonctionnalités avant de prendre votre décision finale.