Le partage d’informations est devenu un élément fondamental de tout plan ou stratégie d’entreprise actuel. Même si les employés sont situés au centre d’un bureau, des fichiers volumineux ne peuvent pas être envoyés via une connexion e-mail sans quelques difficultés. Comment partagez-vous les uns avec les autres avec de telles limitations ?
C’est là que Dropbox for Business peut vraiment vous aider. Téléchargez un fichier, obtenez un lien vers ce fichier, puis tout le monde peut le voir. Voici les avantages et les inconvénients de Dropbox for Business auxquels réfléchir si vous avez besoin d’un moyen plus simple de partager des informations entre les employés.
Les avantages de Dropbox pour les entreprises
1. C’est un système rapide et facile à mettre en œuvre.
Tout ce que vous avez à faire est de créer votre compte et d’y donner accès aux employés. Une fois que vous avez fait cela, le téléchargement de fichiers, la création de dossiers et même la synchronisation de fichiers entre ordinateurs deviennent un jeu d’enfant. Ce qui prenait des heures à partager, en particulier avec des fichiers très volumineux, peut maintenant prendre quelques minutes, voire quelques secondes.
2. Vous pouvez ajouter des boîtes aux lettres personnelles existantes à un compte professionnel.
Si vous avez déjà installé Dropbox, que ce soit en tant qu’option gratuite ou dans l’option Pro, vous pouvez le mettre à niveau vers l’option Business. Cela vous permet de garder une trace de vos fichiers existants sans vous soucier des comptes multiples, des objets perdus et d’autres problèmes qui semblent survenir lorsque la multiplicité existe.
3. Presque tout le monde peut utiliser l’interface.
Dropbox for Business est littéralement un système de glisser-déposer. Vous pouvez installer un fichier sur le bureau d’un travailleur, puis tout ce que vous avez à faire est de faire glisser les fichiers qui doivent être téléchargés vers le cloud vers ce dossier.
4. Les administrateurs peuvent limiter l’accès à des données spécifiques.
Les membres de l’équipe peuvent avoir un accès limité pour partager des éléments avec des personnes extérieures à une équipe définie via Dropbox. Les valeurs par défaut peuvent être installées afin que les liens et les fichiers partagés ne soient visibles que par les membres autorisés de l’équipe. Les liens partagés peuvent également être désactivés directement depuis la console d’administration.
5. Un mot de passe défini par le propriétaire protège votre sécurité.
Cela permet au propriétaire de définir des dates d’expiration sur toutes les informations qui ont été partagées via le cloud. Cela signifie également que des personnes spécifiques peuvent se voir accorder l’accès aux fichiers et aux liens ou que l’accès peut être retiré si les circonstances changent. Le système de mot de passe permet de contrôler très facilement la sécurité de vos données partagées.
Les inconvénients de Dropbox pour les entreprises
1. C’est une solution assez coûteuse pour le propriétaire moyen d’une petite entreprise.
Les entreprises doivent acheter des licences d’employé pour Dropbox lorsqu’elles l’utilisent comme solution d’entreprise. L’essai est gratuit pendant 30 jours, mais pour seulement 5 utilisateurs, le coût est de 750 $ par an. Le coût peut également être facturé mensuellement, mais augmente ensuite à 75 $ par mois. L’ajout de plus d’utilisateurs ajoute plus à ce coût.
2. Les résultats de la recherche en texte intégral ont récemment été saisis.
Cela a rendu Dropbox un peu plus facile à utiliser lors de la recherche de données spécifiques. Cependant, il ne s’agit pas encore d’un système perfectionné, ce qui signifie que de nombreux utilisateurs professionnels peuvent trouver beaucoup plus facile de rechercher dans les noms de fichiers, les extensions ou leurs métadonnées.
3. Les lacunes dans les rapports sont traitées par des tiers.
Dropbox se concentre sur le composant de partage de fichiers de son service et c’est tout. Cela signifie les paramètres de sécurité, le cryptage et les connexions au référentiel. Pour combler les lacunes qui ont tendance à exister dans les informations de sécurité ou de rapport, telles que le niveau de remplissage de votre Dropbox, des tiers sont utilisés pour améliorer le produit. Cela signifie que les entreprises doivent décider si cela vaut la peine de prendre le risque d’impliquer davantage d’organisations dans la gestion de leurs données.
4. Parfois, il peut être difficile de trouver des dossiers ou des fichiers.
Dropbox ne fait pas un excellent travail pour maximiser votre présence à l’écran. L’application pour smartphone et tablette est particulièrement mauvaise pour cela. Le résultat final signifie qu’il y a beaucoup d’espace vide qui pourrait être utilisé pour améliorer la façon dont les utilisateurs naviguent dans l’interface. Il peut être assez difficile de localiser certains dossiers et fichiers.
5. La sécurité intégrée est assez limitée.
Dropbox for Business ne propose pas de paramètres de sécurité des sous-dossiers. Des mesures de prévention des pertes de données peuvent être mises en œuvre, mais comme des tiers sont impliqués, la mise en œuvre de ce système de partage peut prendre plus de temps. C’est le temps que certaines entreprises peuvent ne pas avoir.
Ces avantages et inconvénients de Dropbox for Business montrent que ce système de partage est conçu pour être complet, mais uniquement lorsque le produit inclut des fonctionnalités tierces. Cela peut augmenter les coûts, ajouter de la complexité à vos données, mais éventuellement permettre aux travailleurs d’être plus efficaces. Considérez ces points clés aujourd’hui pour déterminer si Dropbox est la solution pour vous.
